Vie universitaire

Une stratégie numérique collective

L’Université se dote de sa toute première stratégie numérique, composée de 15 objectifs regroupés sous la forme de trois grandes ambitions

Par : Claudine Magny

L’évolution effrénée et soutenue du numérique est comme jamais au cœur de nos actions quotidiennes, comme employé, étudiant, professeur, chercheur, gestionnaire ou dirigeant. Voilà d’ailleurs et notamment pourquoi cet aspect figurait au cœur des priorités de la planification stratégique 2017-2022 de l’Université Laval. Deux actions concrètes découlaient de cet objectif: assumer le leadership numérique de l'Université Laval, et élaborer et implanter le plan numérique.

Avec le temps, le plan numérique est devenu la Stratégie numérique de l'Université Laval. Le dirigeant de l’information et le directeur de la Direction des technologies de l'information, Dave Fiset, en explique toute son importance: «Nous sommes totalement dans un contexte d’accélération de la transformation numérique. De plus, la pandémie nous a poussés à nous projeter dans le futur, à concrétiser le futur, à une vitesse grand V. En fait, ce phénomène touche toutes les organisations. Or, seules celles qui auront réellement pris conscience, tout comme nous, des actions et des stratégies à appliquer dans le domaine du numérique pour le futur vont perdurer.»

Plus concrètement, la stratégie numérique de l’Université Laval s’appuie sur 15 objectifs regroupés sous la forme de 3 grandes ambitions qui sont:

  1. Se transformer par le numérique
  2. Développer les compétences numériques
  3. Repenser l’organisation du numérique

«La stratégie se veut également une source d’inspiration et d’adhésion pour les membres de notre communauté, qui y retrouveront les balises nécessaires et essentielles pour leur propre développement. Ainsi, elle nous aidera collectivement à imaginer, définir, créer et supporter l’université de demain», peut-on lire en introduction du document.

Michel-Frédérick Gagnon, adjoint au vice-recteur au Vice-rectorat à l'administration, a travaillé, dès les débuts, à l’élaboration et à la rédaction du plan numérique. «Notre grand défi, c’était le fait qu’il ne s’agissait pas d’une stratégie numérique adressée uniquement aux gens des RI (le personnel spécialisé en ressources informationnelles), mais bien à tous les membres de la communauté universitaire. De plus, il était clair dès le départ que cela allait être une démarche collaborative, c’est-à-dire que différents représentants de différents milieux du campus allaient contribuer aux réflexions et à son élaboration. C’était donc un défi énorme. Voilà d’ailleurs pourquoi, aujourd’hui, je suis fier de dire que le voyage a été aussi important que la destination, car il est clair que nous avons tous augmenté notre niveau de maturité collective au regard du numérique, mais aussi qu’il y a clairement maintenant un sentiment d’appartenance par rapport à cette démarche.»

Une revue de la documentation a été notamment réalisée. Deux universités détenant des stratégies numériques et au profil comparable à l’Université Laval ont retenu particulièrement l’attention des équipes, soit l’Université d’Auckland, en Nouvelle-Zélande, et l’Université de Floride centrale. «Nous avons eu des échanges et des rencontres très enrichissantes avec ces deux établissements tout au long du processus, précise Michel-Frédérick Gagnon. Un think tank – c’est-à-dire un groupe de réflexion ou laboratoire d'idées – regroupant des professeurs provenant de différentes facultés, des représentants de la CADEUL et de l’AELIES et du personnel administratif (responsables facultaires, directeurs exécutifs et employés de la Direction des technologies de l’information), a été mis sur pied. De plus, un consultant externe, qui a signé deux stratégies numériques du gouvernement du Québec à ce jour, a été mis à contribution.»

Trois grandes ambitions

Les quinze objectifs sont regroupés sous la forme de trois grandes ambitions.

L’ambition 1 – Se transformer par le numérique – met clairement de l’avant, et dès le départ, toute l’importance de l’accélération de la transformation du numérique. En ce sens que le numérique doit s'intégrer en toute transparence dans le quotidien, et faciliter les interrelations et la collégialité entre les différents membres de la communauté universitaire. De plus, le numérique doit soutenir la créativité et l’excellence dans l’ensemble des activités d’enseignement et de recherche, et contribuer à enrichir l’expérience étudiante tout au long de la vie.

L’ambition numéro 2 – Développer les compétences numériques – rappelle que la transformation numérique de l’Université repose notamment sur l’acquisition de connaissances et sur le développement des compétences de sa communauté. «Nous devons viser à développer un savoir-faire numérique distinctif à l’ensemble des membres du campus, indique le dirigeant de l’information, Dave Fiset. Par exemple, permettre à nos étudiants de bien apprendre et maîtriser plusieurs technologies tout au long de leur cursus, et ce, non seulement pour les rendre plus efficients dans leur futur emploi, mais surtout distinctifs en la matière sur le marché.»

Enfin, l’ambition numéro 3 – Repenser l’organisation du numérique – vise à permettre d’assurer la cohérence et l’efficience des ressources financières et humaines consacrées au numérique en assurant la cohésion des ressources pour l’ensemble de l’établissement. «Les effectifs en numérique sur le campus – qui correspondent grosso modo à 500 employés, dont 275 employés à la Direction des technologies de l’information – sont grandement décentralisés, rappelle Dave Fiset. Bref, il y a différentes unités, directions et facultés d’impliquées. Notre grand défi est donc d’assurer une meilleure gouvernance du numérique, et ce, notamment en travaillant davantage en concertation et en visant à clarifier et à partager la même vision. Somme toute, en formant une grande famille des technos!»

Un comité de suivi assurera l’encadrement, l’application et l’évolution de la stratégie. Mais chose certaine, pour Dave Fiset, l’importance du travail d’équipe demeure la clé de voûte d’un si important projet. «Je suis convaincu que les différents acteurs impliqués dans la stratégie – employé, étudiant, professeur, chercheur, gestionnaire ou dirigeant – se sentiront interpellés par celle-ci. Or, à mon avis, pour les prochaines étapes, il faudrait laisser encore plus de place et d’autonomie dans le pouvoir décisionnel à ceux qui “vivent” cette stratégie au quotidien. Car ces derniers risquent d'avoir de très belles idées qui pourraient nous surprendre.»

Le dirigeant de l’information et le directeur de la Direction des technologies de l'information, Dave Fiset

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