Vie universitaire

Relever le défi Banner

Selon Éric Bauce, le nouveau système de gestion des études nécessite un effort d’appropriation et d’adaptation de la part des utilisateurs

Par : Yvon Larose
La mise en service progressive de Banner, le nouveau système de gestion des études présentement utilisé dans près de 20 établissements d’enseignement au Canada, se poursuit. Lancé en 2005, bénéficiant d’un budget de 26 M$, Banner, ainsi que Capsule, son volet libre-service Web destiné aux étudiants, seront plus performants et plus conviviaux que les systèmes Complete et Adage. «Tous les éléments technologiques ont été implantés avec succès, il ne reste que le module de l’admission, indique Éric Bauce, vice-recteur exécutif et au développement, à l’administration et aux finances. Ce module est prêt, mais avant de l’implanter on attend que certains autres modules soient bien assimilés par les utilisateurs.»

Le mardi 6 avril, en fin de séance du Conseil universitaire, Éric Bauce a déposé un rapport sur l’état d’avancement du projet de modernisation de la gestion des études. Selon lui, les utilisateurs, soit les directeurs de programmes, les conseillers et agents de gestion des études, et les étudiants, s’approprient graduellement les nouvelles façons de faire. «Et cette phase ne se fait pas sans heurts, poursuit-il, notamment en raison du nombre élevé de fonctions et de processus mis en place, soit 30 fonctions et 60 processus. À l’heure actuelle, les utilisateurs ne sont pas tous totalement à l’aise avec l’ensemble des fonctionnalités les concernant.»

Le vice-recteur croit que certaines des critiques formulées découlent d’une phase normale reliée à l’adaptation au changement. «Les problèmes techniques qui devaient être réglés l’ont été, soutient-il. Sinon, l’adaptation à Banner, comme à tout nouveau système, requiert un effort. Il faut voir ce changement comme une nécessité en vue d’une simplification de la gestion des études. Il est important de noter que déjà en 2002 un groupe de travail avait relevé l’incapacité de l’ancien système à répondre aux nouvelles exigences de gestion des études.»

On peut lire dans le rapport déposé que plus de 37 000 jours-personnes ont été consacrés au projet entre le 1er mars 2005 et le 31 décembre 2009. Plus de 550 personnes ont suivi la formation traitant de la navigation dans Banner. Et 62 % des étudiants s’étaient inscrits par Capsule pour la session d’hiver 2010. «Le transfert des données d’un système à l’autre représente une tâche assez colossale, souligne Éric Bauce. Plus d’un demi-million de dossiers étudiants, remontant aux années 1970, ont été récupérés et convertis.»

Plus de 150 réunions
Dans le processus d’élaboration et de mise en place du système, plus de 150 réunions des trois comités où siégeaient gestionnaires des études et représentants étudiants ont permis d’assurer le déploiement de Banner dans un souci de concertation entre les différents intervenants. «La CADEUL a d’ailleurs fait, à l’automne 2009, 23 suggestions pour améliorer la convivialité du système Capsule, explique Éric Bauce. Nous avons intégré un certain nombre de choses, d’autres le seront plus tard parce qu’il faut fonctionner par priorités.»

Selon le vice-recteur, l’implantation simultanée du nouveau système et du nouveau règlement des études, lequel peut maintenant tirer profit des nouvelles fonctionnalités de Banner, représente un défi important pour les gestionnaires des études. «Ceci, dit-il, est particulièrement vrai en ce qui concerne les nombreuses personnalisations manuelles de plusieurs dossiers étudiants. Ces personnalisations doivent être effectuées pour bien tenir compte des particularités de certains dossiers étudiants et pour s’assurer que le système est bien adapté à la réalité de notre établissement.»

L’aspect automatisé de Banner simplifiera considérablement la tâche des utilisateurs une fois que le système aura fait une première année complète des divers processus reliés à la gestion des études. «D’ici là, poursuit Éric Bauce, des efforts de collaboration et de communication entre les divers acteurs impliqués seront requis. Nous sommes conscients des efforts que l’implantation du système requiert de la part des utilisateurs et nous leur en sommes très redevables, car ils contribuent ainsi au développement et à la mission de notre établissement.»

Si les budgets ont été respectés, l’échéancier, lui, a dû être décalé. «Nous étions prêts sur l’aspect technologique, mais le besoin de formation apparaissant plus grand que prévu, nous avons donné la priorité au processus d’appropriation en prolongeant la période de formation et nous avons ajouté des ressources internes pour accompagner les utilisateurs», indique le vice-recteur.

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