Vie universitaire

De l'admission jusqu'au diplôme

Le nouveau logiciel de gestion des études Banner étudiant se mettra graduellement en marche à compter de septembre 2008

Par : Yvon Larose
Demain, le vendredi 11 avril, une autre étape sera franchie dans la stratégie de mise en service du logiciel Banner étudiant, dans le cadre du Projet de modernisation de la gestion des études. «Nous avons demandé à 88 intervenants en gestion des études, soit environ 10 % de notre clientèle, de simuler pendant cinq semaines, et avec des cas réels, l’équivalent de quinze semaines de session en expérimentant des morceaux du logiciel dans leurs tâches régulières, explique André Armstrong, adjoint au vice-recteur exécutif et directeur du Projet. Cette simulation constitue un indicateur pour dire où sont les dangers, les améliorations et les ajustements possibles.»

Lancé en 2005, le projet de 26 millions de dollars consiste à réviser les processus de gestion des études à l’Université. Il vise, à terme, la mise en place d’un environnement plus convivial et entièrement sur le Web. Cet environnement remplacera les systèmes Complete et Adage. Les processus en cours de révision suivent le cheminement de l’étudiant, depuis son admission jusqu’à l’obtention de son diplôme. L’objectif est de centrer ces processus davantage sur les besoins de l’étudiant et sur son accompagnement. «L’accompagnement est la clé du projet, affirme André Armstrong. Nous voulons que nos gestionnaires posent moins de gestes administratifs et prennent le temps d’accompagner l’étudiant que l’on veut, par ailleurs, de plus en plus responsable et autonome dans la prise en charge de ses études.»

La mise en service du logiciel Banner étudiant se fera progressivement. Le tout doit débuter en septembre prochain avec les fonctions permettant de préparer la session d’hiver 2009, soit la mise à l’horaire et l’inscription. En octobre ou novembre, ce sera au tour de l’inscription en ligne et des données existantes qui auront fait l’objet d’une conversion au nouveau système. La  mise en service complète de toutes les fonctions du logiciel est prévue pour le début de l’an prochain. «L’infrastructure technologique est achevée à 95 % et sera finalisée dans les prochaines semaines, indique le directeur du Projet. La conversion des données existantes est faite à 85 %.»

Le nouveau système de gestion des études sera plus performant sur le plan technologique et plus convivial pour ses usagers. Les pratiques de gestion seront simplifiées et harmonisées. Banner étudiant mettra un terme à la lourdeur administrative. Il permettra une meilleure communication et une meilleure qualité de service. Par exemple, le gestionnaire d’études pourra avoir un accès direct à un dossier unique de l’étudiant. L’étudiant, quant à lui, pourra, entre autres choses, identifier rapidement les cours terminés et ceux qui sont à faire. Il pourra aussi simuler un changement de programme afin d’en évaluer les répercussions. Le nouvel environnement de gestion des études que les étudiants utiliseront s’appellera Capsule. Il remplacera Adage.

Chaque année, à l’Université, la gestion des études représente 54 000 choix de programmes demandés à l’admission, 90 000 inscriptions, 8 000 dossiers de diplomation, plus de 16 000 changements de programme et cycle, des milliers d’équivalences traitées, des centaines de programmes de mobilité et plus de 100 000 factures. Pour plus d’information: www.pmgde.ulaval.ca.

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