9 décembre 2024
Optimiser le processus derrière la publication des offres de stage
Le Service du développement professionnel a rendu plus efficace le traitement de ces offres
— Getty Images / Nuthawut Somsuk
Le Service du développement professionnel (SDP) gère annuellement entre 4000 et 5000 offres de stage étudiant. «Sur une telle masse d'offres, réduire ne serait-ce que de quelques minutes le traitement moyen d'une offre représente un gain important de temps à la fin de l'année. Un temps qu'on peut investir dans des activités de plus grande valeur, comme l'accompagnement des étudiantes et étudiants», affirme Louise Bédard, directrice adjointe des services d'employabilité au Service du développement professionnel.
Le SDP, qui souhaitait depuis un moment revoir le processus d'analyse et de publication des offres, a profité du financement offert par le chantier transformateur Des services de proximité, simplifiés et personnalisés pour améliorer le service qu'il offre. À terme, il souhaite réduire de moitié le temps alloué à cette analyse et à cette publication.
Épaulés dans cette tâche par Caroline-Michèle Morency, conseillère en efficacité organisationnelle au Vice-rectorat exécutif, plusieurs membres du personnel du SDP ont réfléchi aux pistes de solution pour optimiser tout ce processus. Quelques-uns ont notamment participé à un atelier kaizen de trois jours pour identifier les améliorations possibles. Des exemples? Alléger le processus d'analyse pour des employeurs préqualifiés ou encore établir un classement plus intuitif des divers secteurs de stages. Par la suite, des équipes de travail se sont penchées sur les six solutions retenues. Certaines sont déjà implantées, d'autres le seront d'ici la fin de l'hiver.
«Les employées et employés du SDP montrent un réel engagement dans la démarche. Tous ceux et celles que j'ai rencontrés sont positifs et ouverts à revoir les méthodes de travail», déclare avec enthousiasme Caroline-Michèle Morency.
Des avantages collatéraux
Outre le temps épargné qui pourra être mieux investi pour répondre aux besoins des étudiantes et étudiants, la directrice adjointe du SDP voit d'autres gains à ce type de démarche. «Prendre le temps de s'arrêter et d'examiner un problème, de le décortiquer, puis analyser des solutions au sein d'une équipe multidisciplinaire où chacun et chacune peut faire entendre sa voix, c'est une autre façon de percevoir le travail. Je pense que de participer à une telle démarche amène des gains certains dans la façon de travailler de chacune et chacun», conclut Louise Bédard.
