20 juin 2023
Un nouveau chef d'orchestre pour le Bureau du registraire
Jean-Benoît Tremblay mise sur un équilibre entre soutien et rigueur pour traiter les dossiers et les demandes d'admission en hausse
Jean-Benoît Tremblay est entré en poste il y a environ deux mois.
Quelque 85 000 demandes d'admission ont été faites à l'Université Laval pour la session d'automne 2023 et elles continuent d'affluer. Celles provenant des étudiants internationaux sont en hausse de 116%. Les traiter avec l'efficacité et toute l'attention qu'elles requièrent est l'objectif premier du nouveau registraire, Jean-Benoît Tremblay.
«Derrière chacune de ces demandes, il y a un être humain pour qui c'est un projet d'études, des fois un projet de vie quand c'est lié à des considérations d'immigration, dit-il en entrevue à ULaval nouvelles. Il faut leur donner une réponse, qu'elle soit positive ou négative, dans des délais raisonnables, mais le faire aussi en gardant la même rigueur dans le traitement des dossiers.»
Écoute, soutien et accompagnement
La hausse «fulgurante» des demandes d'admission touche le personnel du Bureau du registraire, mais également celui des facultés, souligne Jean-Benoît Tremblay. «Il y a beaucoup de dossiers qu'on travaille avec d'autres entités de l'Université, qui ont chacune leurs particularités, leurs besoins et leurs attentes. Je veux qu'on soit en écoute, en soutien et en accompagnement, c'est la couleur que je veux donner à mon mandat», dit celui qui a entrepris une tournée sur le campus avec quelques membres de son équipe.
Jusqu'à maintenant, les principales préoccupations soulevées concernent le traitement des admissions des candidats hors Québec, la prévention de la fraude, l'évaluation du statut francophone, les délais de traitement, la priorisation des dossiers, les gains d'efficacité, les besoins en formation du personnel en gestion des études et le besoin de favoriser le partage d'expertise entre les unités, énumère le registraire. La bonification des outils informatiques est également à l'ordre du jour.
De l'enseignement de la musique à l'administration
«Rien ne me prédestinait à devenir registraire à l'Université Laval au moment où j'ai fait mes études», indique Jean-Benoît Tremblay, formé en enseignement de la musique et en histoire de la musique. Son intention initiale était de transmettre sa passion aux élèves du primaire et du secondaire, mais il a pris goût aux études supérieures. Il a poursuivi à la maîtrise à l'Université Laval, puis fait un doctorat à l'Université de Colombie-Britannique, à Vancouver, grâce à des bourses.
De retour au Québec, il est devenu professeur en littérature musicale au Cégep de Sainte-Foy, dont le Département de musique est hébergé au pavillon Louis-Jacques-Casault. Il était aussi resté en contact avec la Faculté de musique de l'Université Laval en gérant son site Web à distance durant son doctorat. Un lien qui lui a permis, dit-il, d'obtenir des charges de cours dans son alma mater dès 2008. En 2013, il reçoit d'ailleurs un Prix d'excellence en enseignement.
Cette même année, le vent tourne et il devient conseiller pédagogique au Cégep Garneau, ce qui l'amène à travailler à la qualité des programmes et de l'enseignement. «C'était des tâches un peu plus administratives et j'ai pu voir une autre facette d'une organisation scolaire.» Dans ce même établissement, il occupera les postes de registraire, puis de directeur adjoint des études, avec la responsabilité de 140 à 220 professeurs et des programmes préuniversitaires.
Un bagage qu'il met aujourd'hui à contribution à l'Université Laval, dont il avait «quand même une connaissance de son fonctionnement», notamment à titre de chargé de cours à la Faculté de musique.
Moins de longues files, plus de courriels
Entré en poste il y a environ deux mois, Jean-Benoît Tremblay est conscient que la pandémie a changé bien des façons de faire au Bureau du registraire, comme ailleurs. Il y avait beaucoup plus de services qui s'offraient en personne, lui a-t-on rapporté, les étudiants se déplaçaient et il y avait parfois de longues files d'attente. Aujourd'hui, les boîtes courriel des employés débordent de messages et les étudiants qui n'obtiennent pas de réponse dans un délai raisonnable ont tendance à écrire à une deuxième, puis à une troisième personne, illustre le nouveau registraire.
«La priorité reste d'offrir des services individualisés, d'avoir un contact humain avec les étudiants, que ce soit en personne, au téléphone ou par Teams. La qualité de services est toujours là, mais les moyens de l'offrir sont vraiment différents.»
Quant au traitement des documents et des pièces par voie électronique, l'Université Laval avait déjà pris une longueur d'avance avant la pandémie, dit-il, si bien que ces outils ont pu être déployés en temps opportun.
Jean-Benoît Tremblay poursuivra sa tournée des facultés cet automne pour recueillir de l'information et définir un plan d'action. Pour lui, le Bureau du registraire a un double rôle de leadership et de soutien. «C'est vraiment un jeu d'équilibre entre être le gardien de la conformité dans le traitement des dossiers pour l'ensemble de l'Université Laval et aider les équipes qui en ont besoin.»
