Vie universitaire

Une migration réussie

Le logiciel de gestion financière PeopleSoft utilisé sur le campus est passé sans accroc à une nouvelle version

Par : Yvon Larose
Depuis le début de mars, les usagers du logiciel de gestion financière PeopleSoft du campus, soit un millier de personnes, se servent d’une version plus récente du système: la version 8.9. Le système PeopleSoft sert principalement à la gestion budgétaire, à la facturation, aux achats et aux comptes à payer. La migration depuis la version 8.4 a nécessité huit mois de travail à l’équipe de projet formée d’une vingtaine de spécialistes du Service des finances et du Service de l’informatique et des télécommunications. Coût de l’opération: environ un demi-million de dollars. «Pour les usagers habitués à la version 8.4, cette migration ne représente pas un gros changement, explique Jacques Lachance, directeur du Service des finances. Pour l’équipe de projet cependant, la migration a constitué un travail colossal. Les différents modules restent sensiblement pareils. La plupart des transactions n’ont pas nécessité de modifications majeures. Il n’y a donc pas de changement dans les façons de faire, sauf les changements visuels pour les demandes d’achats et la réception des marchandises.»

Cette migration technologique a ceci de particulier qu’elle survient à peine deux ans et demi après la finalisation d’une autre migration du même système, de la version 7.5 à la version 8.4. «Nous n’avions pas le choix de passer maintenant à la version 8.9 parce que le fournisseur Oracle a annoncé l’arrivée prochaine de la version 9.0, ce qui rend la version 8.4 désuète, indique Jacques Lachance. En plus, le fournisseur ne supporte déjà plus la version 8.4. Et Oracle n’offrira plus le support d’une migration 8.4 vers 8.9 à compter du 31 mars prochain. Notre objectif est maintenant d’attendre quelques années avant de migrer à nouveau.»

La version 8.9 du système de logiciel PeopleSoft procure une plus grande stabilité. Elle est conviviale, facile à apprendre et à maîtriser. Comme les versions précédentes, elle est hébergée sur des serveurs du Service de l’informatique et des télécommunications. Son implantation a nécessité plusieurs étapes, dont l’analyse de conformité, la conversion des essais unitaires et les essais de système. Le mois de février a servi au projet pilote, à la formation des usagers et à l’implantation du système. Trente-six usagers de différentes unités administratives ont participé au projet pilote. On a effectué, en parallèle, des transactions dans les versions 8.4 et 8.9 du logiciel.

Une formation en ligne était offerte principalement aux nouveaux usagers PeopleSoft. «Nous avons modernisé nos pratiques, souligne Jacques Lachance. Nous avons offert des formations classiques en salle. Nous avons aussi offert des capsules d’information en ligne. Elles montraient les différences entre les versions 8.4 et 8.9. Ces capsules étaient accessibles par le site Web du Service des finances. Les usagers pouvaient les écouter quand ils le pouvaient et le nombre de fois qu’ils le désiraient.»

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