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Des échéances impératives
Le personnel du Secteur rémunération
et avantages sociaux produit 10 000 bulletins de paie aux deux
semaines
Vingt-deux mille feuillets fiscaux, 16 000 relevés
d'emploi, 16 000 bourses d'études payées, 14 000
formulaires pour l'identification des changements dans les conditions
d'emploi, 13 000 demandes d'information : ces impressionnantes
statistiques annuelles, auxquelles il faut ajouter la production,
aux deux semaines, de 10 000 bulletins de paie, en disent long
sur le niveau d'activité qui règne au Secteur rémunération
et avantages sociaux du Service des ressources humaines. "C'est
un milieu très stimulant, affirme la directrice adjointe
Danielle Malenfant. Il n'est pas exagéré de dire
que nous relevons des défis. L'un d'eux est d'émettre
la paie à temps, avec toutes les contraintes rattachées
à la production de celle-ci, comme les échéances
courtes et impératives. Certaines paies sont très
serrées à produire en termes de délais lorsqu'on
produit des rétroactifs de salaire. Parfois, on découvre
des problèmes de dernière minute qui nous obligent
à réagir très vite et très bien.
Cela dit, on n'a jamais vu la paie ne pas être versée
un mercredi."
Selon Danielle Malenfant, le travail en équipe est très
important. "Il faut s'entraider, dit-elle, sinon on n'arriverait
pas à produire dans les délais prévus. Et
il faut aimer travailler sous pression." D'autres défis
sont de composer, d'une part, avec la complexité des lois,
des règles fiscales et des conventions collectives et,
d'autre part, avec la diversité des régimes, des
intervenants et de la clientèle. Le Régime québécois
d'assurance parentale, entré en vigueur le 1er janvier
dernier, est un exemple de nouvelle déduction à
la source qu'il a fallu implanter.
"Contrairement à ce que peuvent penser bien des gens,
il ne suffit pas d'appuyer sur un bouton pour produire un chèque
de paie, souligne Danielle Malenfant. Surtout dans un milieu
universitaire caractérisé par ses nombreuses conventions
collectives et par la diversité du personnel." Transformation
des données, interprétation, saisie, vérification,
production, impression (par le Service de reprographie), distribution
et réponses aux questions, la production des chèques
de paie, tel un cycle continuel, constitue une chaîne dont
chacun des maillons s'avère vital.
Les 21 personnes qui composent le Secteur rémunération
et avantages sociaux gèrent l'ensemble des données
de gestion relatives au personnel de l'Université. Elles
s'occupent notamment des avantages sociaux et de l'émission
des cartes d'identité des employés et des retraités
de l'Université. Elles gèrent aussi le paiement
des bourses d'études et des honoraires, ainsi que le programme
d'exonération des frais de scolarité.
Le Secteur rémunération et avantages sociaux a
été détaché du Service des finances
en 1999. "La grande majorité des données de
paie sont issues de mouvements de personnel, faits par notre
groupe-conseil, comme l'embauche, la fixation des salaires, les
promotions, les congés et autres, explique Danielle Malenfant.
Regrouper ici les opérations relatives à la paie
a facilité la transmission de l'information et la saisie
des données. C'est une bonne chose. On le voit quotidiennement."
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