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12 mars 1998  |
L'homme au drapeau rouge
L'Université se donne un vérificateur interne.
"Comme organisation, l'Université Laval affiche une taille plus considérable que la moitié, au moins, des ministères du gouvernement du Québec, dont la plupart ne font que redistribuer les sommes qui leur sont allouées. À Laval, les quelque 500 millions de dollars injectés en bonne partie par l'État sont intégrés dans la machine administrative et sont gérés à de multiples niveaux. Pour un vérificateur interne, la commande et le défi sont immenses et je m'y attaque avec entrain et détermination."
Entré en fonction le 26 janvier, Clément Clément, le premier vérificateur interne à être embauché par l'Université Laval, s'affaire présentement à mettre sur pied une petite équipe multidisciplinaire - où, précise-t-il, "il n'y aura pas beaucoup de comptables". Le travail d'exploration de cette équipe permettra de réaliser les mandats déjà requis, notamment dans les domaines du développement des systèmes informatiques et de la recherche. Il sera l'occasion de prendre le pouls de la structure et de la culture universitaires, de faire l'inventaire des activités pouvant faire l'objet d'activités de vérification, d'évaluer et de hiérarchiser les risques de gestion existants. On proposera ensuite à la direction de l'Université les secteurs devant faire l'objet d'une attention particulière.
Clément Clément reçoit ses mandats du Conseil d'administration de l'Université, via le Comité interne de vérification. Ce spécialiste, qui a oeuvré pendant 18 ans avec le Vérificateur général du Québec, décrit sa fonction comme étant celle d'"un animateur généraliste, indépendant et objectif, dont les opérations seront menées dans un esprit da partenariat avec les gestionnaires". Bien sûr, il agitera le drapeau rouge lorsque seront ciblés, par exemple, des risques d'insatisfaction des clientèles, de non respect des lois et règlements, de coûts anormalement élevés ou excessifs, d'atteinte à l'image ou à la crédibilité de l'Université. Mais sa démarche reposera entre autres sur la tenue d'ateliers et de séances de brainstorming pour identifier collectivement les risques et les contrôles pouvant faire progresser la qualité générale de la gestion à l'Université. En clair, il s'agira de s'assurer que tous les éléments de l'organisation, y compris les ressources, les systèmes, les processus, la culture, la structure et les tâches, contribuent au succès de la mission première de l'Université: l'enseignement et la recherche.
Clément Clément insiste sur la fonction d'aide à la gestion qui est celle du vérificateur interne: "Mon rôle consiste à mettre le doigt sur des problématiques et à recommander aux décideurs en place des objectifs de contrôle à atteindre. Le vérificateur met en lumière des erreurs des systèmes de gestion, mais il ne critique jamais les individus. L'Université Laval est en train de moderniser sa gestion, notamment en la décentralisant dans les unités. L'idée n'est donc pas de sédimenter les contrôles, mais plutôt d'établir un nouveau portefeuille des contrôles plus adapté au nouveau contexte."
Le rôle de Clément Clément et de son équipe sera de délivrer aux administrateurs de l'Université "une sorte de police d'assurance à l'effet que les ressources dont ils ont la responsabilité ultime sont bien gérées" en fournissant des analyses, des appréciations, des conseils et des informations sur les activités de l'organisation.
Le mandat du vérificateur interne pourra même s'étendre au domaine de l'impalpable et du non quantifiable, comme celui de l'éthique. "C'est une forme de contrôle que l'on ne peut ignorer. Lui attribuer une valeur contribue à mieux gérer les risques au sein de l'organisation", fait valoir ce spécialiste de haut vol des systèmes de gestion qui se perçoit "autant comme un chien guide que comme un chien de garde, tout dépendant de la situation".
JEAN.E. LANDRY