8 mai 1997 |
Le Service des finances vient de lancer Explo, un outil facilitant la consultation des projets comptables à l'Université. Réalisé dans la foulée du projet AMI (Aménagement des moyens informatiques), Explo permet à un usager de consulter, à l'aide d'un navigateur W3 (Netscape ou Explorer, par exemple), le contenu de l'ensemble des comptes auxquels il a accès à l'Université.
"Dans le rapport Franchir le seuil, les chercheurs avaient demandé d'améliorer le système de suivi des comptes qui était peu convivial et qui donnait une vision trop compartimentée de la situation, dit Mathieu Leclerc, directeur du Service des finances. Explo offre une présentation simplifiée et plus claire des données. Les liens hypertextes facilitent la navigation à travers l'ensemble des données comptables de sorte que l'utilisateur a sous les yeux une vision globale de tous ses projets."
André Vézina, conseiller au vice-rectorat exécutif rattaché au projet AMI, estime qu'environ 1 500 personnes pourraient éventuellement utiliser cet outil sur le campus. "La principale clientèle est formée par les professeurs qui ont des comptes pour leurs projets de recherche, soit un peu plus de 1 000 personnes. Les responsables administratifs des unités et les gestionnaires de la recherche constituent les autres groupes d'utilisateurs visés. Explo est fonctionnel depuis février et jusqu'à maintenant, près de 350 usagers différents l'ont utilisé."
Explo offre différentes options à l'usager, notamment la consultation des différents projets comptables, les engagements de salaire et la liste du personnel associé à chaque projet, explique Alain Sasseville, du Service de l'informatique et des télécommunications, qui, avec Jean-Marc Arsenault, de la Faculté des sciences et de génie, a conçu et réalisé l'outil. "De plus, les données présentées dans Explo peuvent être transférées sur un chiffrier comme Excel pour répondre aux besoins particuliers de chaque utilisateur."
Suzanne Dumont, adjointe au doyen de la Faculté de droit, utilise d'ailleurs cette option d'Explo pour la préparation des rapports financiers facultaires. "Je peux transférer instantanément les données sur mon poste sans avoir à faire de resaisie, ce qui est très pratique, dit-elle. J'utilise aussi Explo pour le suivi des comptes, la vérification des dépenses et des soldes. Contrairement à Complete, Explo offre une présentation très intéressante, les tableaux sont clairs et je peux consulter les comptes par fournisseur. Même si je ne suis pas une crack en informatique, je n'ai eu aucune difficulté à en maîtriser le fonctionnement."
Sylvain Moineau, professeur depuis moins de deux ans au Département de biochimie (FSG), abonde dans le même sens. "Sur Complete, on avait juste des séries de chiffres sans définition des postes de dépenses. Explo permet une interprétation rapide des données. Pour un nouveau professeur comme moi, c'est beaucoup plus simple de suivre les états de compte. En plus, j'y accède par Netscape qui est toujours ouvert sur mon ordinateur."
Le numéro Complete sert de code d'accès. Ceux qui ne connaissent pas leur code doivent s'adresser au responsable administratif de leur unité. Le Service des finances (Hubert Drouin, tél.: 6405) assure l'émission des droits d'accès et répond aux questions des responsables d'unité concernant le fonctionnement d'Explo.
Explo existe de façon transitoire, précise Mathieu Leclerc. Un des outils qui sera développé dans le cadre du projet Essor est appelé à le remplacer. La mise au rancard d'Explo ne devrait cependant pas avoir lieu avant juin 1999.