19 septembre 1996 |
Conseil d'administration
Àl'instar d'un nombre grandissant d'organisations et d'institutions de toutes natures qui ont tendance à se donner des indicateurs de performance destinés à permettre aux administrateurs et aux instances décisionnelles de connaître l'état des principaux paramètres caractérisant leur organisation et pouvant guider leurs décisions et leurs actions, l'Université Laval entend, à son tour, prendre les moyens voulus pour, d'une part, s'assurer d'avoir connaissance à tout moment des principaux paramètres qui mesurent sa situation et son progrès en fonction des objectifs qu'elle s'est fixés et, d'autre part, être en mesure de rendre compte de sa gestion et de l'attention qu'elle exerce sur la qualité de ses activités, sur l'utilisation efficace des ressources dont elle dispose ainsi que sur le respect des lois, règlements et politiques qu'elle est tenue d'observer.
Un document de travail en ce sens a été déposé au Conseil d'administration, lors de sa séance du 18 septembre, par la direction de l'Université qui propose d'entamer une démarche devant mener au choix d'indicateurs de performance.
Des discussions qui se sont déroulées à ce sujet, deux grandes tendances ressortent :
- il importe de s'assurer de la qualité des ressources et de l'efficacité de leur utilisation en même temps que suivre, de façon continue et fiable, le progrès de la réalisation des objectifs du Plan directeur, ainsi que certains paramètres spécifiques reliés à des décisions particulières ou à des évaluations.
- il convient de «situer» l'Université, dans tous les domaines pertinents, et de façon la plus affinée, par rapport à des institutions comparables.
Les technologies de l'information permettent maintenant d'acquérir et de traiter de grandes quantités de données et d'en tirer une foule de renseignements. Déjà plusieurs outils sont disponibles à cet effet. Il importe donc pour l'Université de procéder à un choix d'indicateurs de nature stratégique afin qu'il soit possible de jauger au plus juste les dimensions essentielles d'une saine gestion : qualité (des activités, personnes et ressources), efficacité (de l'utilisation des ressources), progrès (dans la poursuite des objectifs), viabilité et stabilité (de l'institution).
Attentive aux propos et aux points de vue exprimés, la direction de l'Université entend proposer prochainement un ensemble spécifique d'indicateurs de performance.
États financiers
Les états financiers pour l'exercice 1995-1996 ont été
adoptés. Rappelons, à ce sujet que cet exercice s'est soldé,
en ce qui concerne les opérations courantes du fonds de fonctionnement
(sans restrictions), par des revenus de 354 200 000 $ et des dépenses
de 360 798 000 $, faisant donc ressortir un déficit, mais que grâce
aux résultats d'exercices précédents, les états
de l'exercice considéré montrent un surplus accumulé
de l'ordre de 4,9 millions de dollars.
Un nouveau progiciel de gestion
D'autre part, le Conseil d'administration a accepté le principe de
l'acquisition du progiciel de gestion des ressources humaines et financières
de PeopleSoft, firme spécialisée dans le développement
de logiciels de gestion. Il s'agit d'une décision importante qui
s'inscrit dans la foulée des grandes opérations de réfection
de systèmes de ces dernières années, tels le réseau
électrique (16 millions de dollars) et l'eau réfrigérée
(4,5 millions).
Cette décision s'inscrit aussi dans le sillage direct du Plan directeur des technologies de l'information adopté par le Conseil en 1993, plan qui avait souligné l'état de vétusté et la lenteur de réaction des systèmes administratifs de l'Université. L'actuelle structure de données utilisée pour les ressources financières date de 1968 et celle des ressources humaines de... 1973. Depuis ce temps, de nombreuses applications ont été développées et ajoutées aux systèmes existants, sans que l'on retouche à l'architecture de base.
Parallèlement, la gestion financière et des ressources humaines n'a cessé de se compliquer: il suffit pour s'en convaincre de penser aux régimes de rentes, ou encore aux avantages sociaux dont la gestion est sans cesse plus complexe. En plus d'une modernisation des systèmes actuels, l'orientation majeure du Plan de développement des technologies de l'information et de l'opération de réingénierie qui en a découlé vise l'adoption d'une attitude de service à la clientèle, aussi bien envers les étudiants et les chercheurs que les administrateurs dans les unités.
Cette orientation se conjugue à la volonté bien établie de faire prendre les décisions le plus près possible du point où elles sont nécessaires et là où elles seront exécutées. C'est, entre autres effets, ce qui a donné lieu aux travaux courants de décentralisation pour la masse salariale. À partir des systèmes actuels propres à une gestion centralisée, l'Université veut donc passer à des systèmes de gestion adaptés à la décentralisation. L'implantation du progiciel facilitera la réalisation de progrès importants dans les travaux de réingénierie de la gestion financière, de la gestion financière de la recherche et de la gestion des ressources humaines.
Le coût global du projet, sur cinq ans, est de 7,9 millions de dollars, ce montant incluant une réserve pour éventualités de 5%. Ce montant comprend le coût d'achat, les coûts de soutien et de mise à niveau, les coûts d'implantation et de formation du personnel, ainsi que les coûts du personnel additionnel requis et des consultants.
Le plan de financement ne prévoit aucun emprunt. Outre les contributions directes des budgets réguliers de fonctionnement et d'investissement de l'Université, le plan prévoit utiliser une réserve établie à cette fin au Projet AMI et puiser dans les résidus des campagnes de financement des années 1948 et 1967. Enfin, pour remettre ces dépenses dans leur contexte, le vice-recteur exécutif, Jacques Racine, a rappelé que l'Université Laval dépensait annuellement plus de 7 millions de dollars pour l'équipement informatique.
Pour la direction de l'Université, le progiciel devrait être un appui important pour aider notre établissement à fonctionner avec des enveloppes réduites. Les bénéfices monétaires et autres de cette implantation vont découler de gains de productivité importants aussi bien dans la gestion courante à tous les niveaux que dans les ajustements requis pour faire face aux nouvelles obligations légales et aux nouveaux besoins de l'administration. La mise en opération de ce progiciel est prévue pour le 1er juin 1999. Le Conseil d'administration de l'Université a confié le dossier au Comité exécutif en lui demandant de lui faire rapport annuellement.
Autres mesures
Le Conseil a également reçu le rapport des activités
1995-1996 du Protecteur universitaire et adopté le Rapport de l'Université
Laval à la Commission parlementaire de l'Éducation.
Il a de plus approuvé la création d'une corporation sans but lucratif appelée «Centre de coopération internationale en santé et développement inc.» (CCISD inc.). Le CCISD de la Faculté de médecine a été créé, en 1986, par le Conseil de cette faculté. Or, l'environnement de la coopération d'aide au développement se transforme en profondeur et amène l'Agence canadienne de développement international (ACDI), principal bailleur de fonds en ce domaine, à faire davantage appel aux firmes privées. En conséquence, il sera de plus en plus difficile pour les universités de maintenir leur place privilégiée auprès de l'Agence. La direction du CCISD désire donc, par un tel changement de statut juridique et de structure, prévenir une situation où elle ne serait plus en mesure d'entrer efficacement en compétition avec d'autres organismes et cherche ainsi à obtenir la possibilité d'utiliser certaines pratiques du secteur privé et de s'associer plus facilement aux firmes privées oeuvrant également dans ce secteur sous forme de partenariats.
Enfin, le Conseil a autorisé la création d'une corporation de gestion au Centre universitaire des Appalaches, il a approuvé certaines modifications à la politique visant à assurer la protection contre la fumée de tabac et reçu le Rapport d'évaluation du Comité d'évaluation de l'École de musique, ainsi que celui présenté par le Comité exécutif à propos du suivi de l'opération mené à la suite de l'abolition du Service des ressources pédagogiques.