9 mai 2002 |
Durant les cinq jours que durera le congrès de l'Acfas,
environ 5000 congressistes auront à leur disposition quelque
150 locaux répartis dans huit pavillons différents
du campus. Deux mille cinq cents communications scientifiques
sont prévues pendant cet événement d'envergure.
Il y aura aussi 110 colloques, colloques/ateliers et forums. "En
général, les gens ne critiquent pas la qualité
des présentations, souligne Jean-Claude Méthot,
professeur au Département de génie chimique et président
du comité de logistique du congrès. Par la suite,
ils regardent les aspects logistiques. Cela va de la qualité
du café à la qualité des appareils servant
aux projections. C'est un peu notre responsabilité de faire
en sorte que les congressistes soient bien encadrés."
Gynette Tremblay agit comme coordonnatrice du congrès.
Le printemps dernier, elle coordonnait un autre mégacongrès
tenu sur le campus, celui de la Fédération canadienne
des sciences humaines et sociales (FCSHS). "Le Service des
communications possède une vaste expérience et on
en profite, dit-elle. Ses employés connaissent les locaux,
l'organisation d'événements, les liens avec l'extérieur,
le protocole, etc. On a toujours quelqu'un vers qui se tourner
lorsqu'on a une question."
Prévoir l'imprévu
Une quinzaine de personnes forment le comité de logistique.
Elles sont responsables du financement, des locaux, du logement,
du transport, de la signalisation, du stationnement, de l'accueil
et de l'inscription, de la participation étudiante, de
l'informatique, du support aux conférenciers, de l'entretien
ménager, de la restauration, des organismes d'aide et de
la sécurité. Jean-Claude Méthot se félicite
d'ailleurs de l'excellente collaboration obtenue des facultés
et des divers services. Grâce à l'appui de l'Université
et de sa Fondation, le stationnement sera gratuit tout au long
de la semaine. Gynette Tremblay explique, pour sa part, que l'expérience
acquise en 2001, lors de la tenue du congrès de la FCSHS,
augmente l'efficacité de l'équipe actuelle. "Le
réseau de contacts est déjà établi
et nous avons une base de travail en commun, indique-t-elle. L'introduction
est donc moins longue que l'an passé. Des outils créés
l'an dernier, comme la banque de locaux informatisée et
la carte du campus, sont réutilisés. On connaît
également le genre de questions que les congressistes sont
susceptibles de poser, ce qui permet de mieux préparer
les étudiants à l'accueil." Ces questions portent,
par exemple, sur un bon resto, une gardienne, l'arrêt d'autobus,
une personne à rencontrer ou un local.
Une soixantaine d'étudiants prêteront main-forte
au comité de logistique durant le congrès. Une quarantaine
de retraités de l'Université, dont plusieurs anciens
professeurs, mettront eux aussi la main à la pâte.
On les retrouvera notamment à l'accueil. Parmi les étudiants,
une vingtaine seront rattachés au volet inscription. Les
autres se répartiront entre l'accueil, les salles et l'audiovisuel.
Chacun des pavillons comptera un responsable de l'audiovisuel
ainsi qu'un équipe volante composée d'étudiants
débrouillards prêts à intervenir rapidement
et efficacement pour solutionner tout problème technique.
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