24 mai 2001 |
Au train où vont les choses, le projet Essor, qui a
été remis sur les rails il y a quelques mois, devrait
entrer en gare le 5 juillet au matin après avoir parcouru,
lentement mais sûrement, les différentes étapes
du complexe chemin menant à la mise en place d'un nouveau
système de gestion financière à l'Université
Laval.
Après les ratés qui ont ralenti l'implantation de
la version 6 du progiciel de la firme PeopleSoft en 1998, la plate-forme
sur laquelle repose une bonne partie l'opération de modernisation
de ses systèmes administratifs, l'Université est
entrée depuis peu dans une phase dite de conversion technique
ou de migration qui devrait aboutir, le 5 juillet, à l'entrée
en fonction "officielle" de la version 7.5 de PeopleSoft.
"Tous les éléments sont en place pour que le
projet arrive à bon port dans les meilleures conditions
possibles, indique André Armstrong, adjoint au vice-recteur
exécutif et directeur du projet Essor, dont l'équipe
d'une quinzaine de personnes s'est vu confier la responsabilité
de veiller au bon déroulement de l'introduction et de l'exploitation,
à l'Université Laval, de la récente version
du logiciel de PeopleSoft.
Étapisme
Tablant sur les leçons tirées de l'expérience
vécue en 1998, le projet Essor s'est d'abord doté
d'un comité directeur qui doit non seulement approuver
chaque étape avant de poursuivre le processus, mais également
autoriser la mise en production de la nouvelle version. L'instance
est composée de neuf personnes représentant les
diverses catégories de membres de l'Université (direction,
enseignement, recherche, services).
Essor a misé davantage, d'autre part, sur la formation
des usagers, laquelle constitue une des principales étapes
du projet, qui a été précédée
par l'acceptation du passage à la nouvelle version par
le Comité exécutif de l'Université, par la
vérification technique de l'application et de l'environnement
technique de la part de l'équipe d'Essor et par la vérification
comptable effectuée par le Service des finances.
Le rôle joué par les utilisateurs et utilisatrices
sera essentiel dans ce contexte d'efforts d'actualisation. Quelque
500 membres du personnel administratif, dont une centaine qui
font un usage intensif du logiciel de gestion financière,
ont déjà assisté ou assisteront bientôt
à une séance de formation. Certains participent
même en ce moment à des projets pilotes qui se déroulent
en Sciences et génie, Médecine, Foresterie et géomatique,
Lettres, Sciences de l'administration, Pharmacie et au Service
des finances, au cours desquels, entre autres, on teste le fonctionnement
de la nouvelle version dans un environnement complet et on évalue
le programme de formation pour lui apporter des ajustements au
besoin.
Selon le directeur du projet Essor, le progiciel sur lequel mise
aujourd'hui l'Université Laval comporte de nets avantages
par rapport à la version 6.0 de PeopleSoft, qui n'est plus
supportée. Le produit est plus stable après 18 mois
d'utilisation, il comporte des fonctions comme le traitement des
taxes et de la langue, des changements fonctionnels comme le traitement
des devises, un catalogue personnalisé, un accès
aux transactions budgétaires détaillées,
et il est ouvert au commerce électronique.
La mise en production de la version 7.5 de PeopleSoft s'effectuera
entre le 21 juin et le 5 juillet, une période au cours
de laquelle les usagers n'auront pas accès au système
de l'Université, fait savoir André Armstrong. Il
restera à surveiller l'arrivée de la rutilante locomotive,
le 5 au matin.
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