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2 septembre 1999  |
Êtes-vous dans l'annuaire?
Il est désormais possible d'obtenir l'adresse de courriel
ou de page Web d'un étudiant de Laval en consultant l'annuaire
électronique des étudiants, disponible sur Alérion
(www.ulaval.ca/reg/bottin/cso-forms-etudiant.html).
Ce outil, conçu pour faciliter les communications électroniques
avec les étudiants inscrits dans un programme d'études
à l'Université, vient combler une lacune qui existait
jusqu'à présent. En effet, pas moins de 15 000 étudiants
disposent d'un compte sur le serveur de courrier électronique
Agora et un nombre indéterminé ont des adresses
sur les serveurs des unités ou de fournisseurs privés.
Mais, en raison contraintes légales, ces adresses ne pouvaient
être rendues publiques. "La Loi
d'accès à l'information interdit la diffusion d'information
sur les étudiants sans leur consentement, rappelle Mariette
Asselin du Bureau du registraire. Il faut donc que les étudiants
nous donnent clairement l'autorisation de publier leur nom et
leur adresse de courrier électronique pour qu'ils figurent
dans l'annuaire."
Au cours des derniers mois, un groupe de travail, créé à la demande du Comité de gestion Alérion, a étudié les dispositions à prendre pour créer un annuaire étudiant tout en respectant l'esprit de la loi. L'outil élaboré suite à cette réflexion a été intégré au système ADAGE (système d'accès au dossier académique et à la gestion des études), celui-là même qui permet aux étudiants de consulter leur dossier personnel. À l'aide de leur numéro d'identification personnelle, les étudiants peuvent y inscrire leur adresse de courriel pour fins de communication avec l'administration universitaire ou pour diffusion sur Internet. "Si les étudiants le souhaitent, cette adresse peut demeurer confidentielle, signale Mariette Asselin. Par contre, s'ils veulent que l'adresse de leur courriel ou de leur page Web personnelle soit diffusée dans l'annuaire électronique, ils doivent cocher la case spécifiquement prévue à cette fin" (voir www.ulaval.ca/reg/bottin/apporter-corr.html).
Les étudiants sont responsables de l'inscription et
de la mise à jour des renseignements se rapportant à
leur adresse électronique. Si, pendant la durée
de leurs études à Laval, leur adresse de courrier
électronique ou de page Web venait à changer, ils
doivent apporter eux-mêmes les corrections pour que l'information
diffusée dans l'annuaire soit correcte. L'étudiant
a aussi la liberté de retirer son adresse de l'annuaire,
s'il le juge bon. Jusqu'à présent, seulement 1 250
noms
figurent dans l'annuaire. On s'attend cependant à ce que
bon nombre d'étudiants s'inscrivent à la rentrée
de septembre. La qualité de l'annuaire dépendra
de la réaction des étudiants face à ce nouvel
outil.
Les concepteurs du système ont minimisé les risques que l'annuaire puisse servir à constituer des listes pour des envois commerciaux. En effet, l'écran de consultation est un formulaire à deux champs - prénom et/ou nom et programme d'études.Il n'est pas possible de constituer de liste à partir du programme d'études et il faut au moins les trois premières lettres du nom ou du prénom de la personne recherchée pour que la requête soit traitée par le système.
L'équipe qui a travaillé sur le projet d'annuaire électronique était composée de Lino Cerantola, Mariette Asselin, Dominique Bérubé, Marc De la Durantaye, Carole Saulnier et Carmen Tremblay.
JEAN HAMANN