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10 décembre 1998  |
Projet Essor: un défi encore à relever
Six mois après la difficile implantation du nouveau progiciel de gestion, Jacques Faille, vice-recteur à l'administration et aux finances, fait le point sur ce dossier complexe.
"Nous voyons finalement la lumière au bout du tunnel et nous sommes certains que ce n'est pas un train qui fonce sur nous. La tâche qui reste à accomplir est complexe et énorme mais il y a suffisamment de personnes compétentes sur le campus pour relever le défi." Voilà comment le vice-recteur à l'administration et aux finances, Jacques Faille, résume la situation dans laquelle se trouve aujourd'hui le projet Essor. Amorcée en 1996, cette vaste entreprise de modernisation des systèmes administratifs de l'Université a connu des moments laborieux au cours des six derniers mois.
Lorsque les premiers éléments du logiciel de gestion des ressources financières sont entrés en fonction le 8 mai, plusieurs problèmes sont survenus, créant ainsi des demandes de dépannage auxquelles le personnel du projet Essor parvenait mal à répondre. Face à ces difficultés, l'Université procédait, à la fin août, à une réorganisation du projet, ouvrant ainsi la voie à un flot de rumeurs et de spéculations. "Nous avons gardé le silence pendant deux mois pour bien analyser la situation, pour poser le bon diagnostic et pour ne pas faire de promesses qu'on n'aurait pas pu tenir par la suite", explique Jacques Faille, qui dirige maintenant le projet. La direction de l'Université admet qu'il y a eu des erreurs et elle en assume la pleine responsabilité. Il fallait effectuer une réorganisation sérieuse et profonde du projet et c'est sur quoi nous travaillons depuis."
Dépoussiérer la gestion
On se souviendra qu'à sa réunion du 18 septembre 1996,
dans la foulée du projet AMI (Aménagement des moyens informatiques),
le Conseil d'administration avait accepté le principe d'acquisition
du progiciel de gestion des ressources humaines et financières produit
par PeopleSoft. Ce progiciel devait remplacer les systèmes de gestion
des ressources financières et des ressources humaines qui dataient
respectivement de 1968 et 1973.
Dans le contexte d'alors, trois éléments avaient motivé cette décision, rappelle le vice-recteur. "Les systèmes administratifs dont nous disposions avaient atteint leurs limites. Ils ne répondaient plus aux besoins des gestionnaires ni des chercheurs. Les systèmes fonctionnaient de façon cloisonnée alors que l'intégration des données était devenue essentielle." Le deuxième élément qui a milité en faveur de l'achat d'un logiciel de marché était la nécessité de revoir les façons de faire en matière de gestion. "Le logiciel ne constituait qu'un morceau de l'opération de la réingénierie des processus administratifs, signale Jacques Faille. Si on avait développé un logiciel de gestion à l'interne, il aurait été beaucoup plus difficile de remettre en question les processus administratifs en vigueur sur le campus. Un logiciel de marché nous offrait de meilleures chances de nous adapter aux changements." Enfin, les économies alors anticipées par le changement de système de gestion ont ajouté un poids supplémentaire en faveur du progiciel PeopleSoft.
"Il fallait changer de système de gestion, réaffirme Jacques Faille. Par contre, si je me place du point de vue de l'usager, je constate, au moment où nous nous parlons, que le logiciel n'a pas encore fait ses preuves. Personnellement, je suis encore à l'étape d'évaluation. Mais nous prenons tous les moyens pour que ça fonctionne."
Impliquer les usagers
Selon le vice-recteur, l'implantation des premiers modules financiers
a été entachée d'erreurs d'organisation et de stratégie,
dont la plus importante a été d'engager tout le campus dans
un projet-pilote. "Lorsqu'un problème survenait, ce n'est pas
15 ou 20 personnes qu'il fallait dépanner mais 200 ou 300. Nos développeurs
ont été débordés du côté support,
dépannage et correction. Un bon projet pilote doit permettre de tester
les différentes parties d'un système sans engendrer des tonnes
de corrections. En rétrospective, nous avons aussi commis une erreur
en mettant le système en fonction au début juin. Nous avons
sous-estimé le travail qui restait à faire."
Jacques Faille et le Comité directeur du projet ont tiré plusieurs leçons de cette expérience et le plan de réorganisation retenu par le Comité exécutif en tient compte:"Il faut impliquer les usagers avant, pendant et après l'implantation. Il faut également des projets-pilotes systématiques." On a donc créé un premier comité d'usagers qui se réunit chaque semaine depuis novembre. Par ailleurs, trois groupes, formés de responsables administratifs de services, de facultés et de groupes de recherche, rencontrent régulièrement les responsables du projet. "Jusqu'à présent, les objectifs sont atteints. Le travail avec les usagers permet de bien décoder les problèmes."
La formation des usagers a été confiée au Vice-rectorat aux ressources humaines qui a reçu le mandat de personnaliser davantage la formation en fonction des groupes d'usagers. Enfin, l'Université a embauché un vérificateur externe dont le rapport sera présenté par Jacques Faille lors du Conseil d'administration du 16 décembre. "Le vérificateur nous dira si les orientations du projet sont bonnes et si nous gérons le changement selon les règles de l'art. Le rapport a des visées prospectives."
Malgré les accidents de parcours, plusieurs éléments du nouveau système des finances sont fonctionnels. Le travail pour les modules "Grand livre", "Achats" et "Comptes à payer" est complété à 95 % pour la plupart des usagers et à 80 % pour les employés du Service des finances. "Le 5 % restant dérange beaucoup parce que certaines transactions ne s'effectuent pas correctement, reconnaît Jacques Faille. La situation devrait être bientôt corrigée." Le nouvel échéancier du projet sera soumis à l'approbation du Conseil d'administration le 16 décembre. "Mais, avance-t-il dès maintenant, les gens devraient pouvoir lire leurs états financiers avant la fin de janvier".
Le cap de l'an 2000
Chose certaine, l'échéancier révisé devra
tenir compte de la capacité des systèmes de gestion actuels
à passer le cap de l'an 2000. Jacques Faille n'entrevoit aucun problème
du côté de la gestion financière. Le système
de gestion des études pourra franchir l'an 2000 après quelques
adaptations qui ne nécessiteront pas des ressources énormes.
Par contre, le système de gestion des ressources humaines - entre
autres la paie - ne peut dépasser le 31 décembre 2000. "Il
y a un mur qui se dresse devant nous de sorte que le système de gestion
des ressources humaines est une priorité. D'ici cette date, un nouveau
système de paie devrait fonctionner", dit-il.
L'Université avait réservé une enveloppe de 7,9 millions de dollars, plus 5 % pour les éventualités, au projet Essor. Jacques Faille fera le point sur le budget lors du CA du 16 décembre, en tenant compte des montants disponibles pour la modernisation des systèmes d'information dans le budget d'investissement du ministère de l'Éducation. "Chose certaine, affirme le vice-recteur, nous n'irons pas chercher de fonds dans les budgets prévus pour l'enseignement et la recherche."