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29 octobre 1998  |
Conseil d'administration
Implantation des progiciels administratifs
Des comités d'usagers seront mis en place
Recours à une expertise externe pour valider la nouvelle structure organisationnelle et assurer une vérification périodique de l'avancement du projet
Le vice-recteur à l'administration et aux finances, Jacques Faille, a saisi les membres du Conseil d'administration, réunis le 21 octobre, des difficultés rencontrées lors de l'implantation des trois premiers modules du logiciel financier: le grand-livre, les achats et les comptes à payer. Dans sa présentation, Jacques Faille a expliqué que par-delà des difficultés techniques (concernant entre autres le transfert des données et les tables de conversion) auxquelles tout projet de cette envergure peut être confronté, la difficulté des usagers à utiliser correctement le nouveau produit et à en obtenir les informations attendues, notamment les rapports financiers, a suscité des critiques sévères de la part des gestionnaires (doyens et directeurs de service) et usagers (notamment les nombreux chercheurs), à tous les niveaux de l'organisation.
Jacques Faille a aussi expliqué que malgré toute la bonne volonté des membres de l'équipe du Projet Essor et en dépit des efforts considérables déployés par des dizaines de personnes, il a bien fallu constater que cette implantation des premiers modules financiers a été entachée d'erreurs d'organisation et de stratégie, dont la plus importante est celle de s'être transformée en un projet-pilote à la grandeur du campus. Ces difficultés d'implantation ont créé un refoulement considérable des transactions, ce qui ajoute au fardeau du Service des finances et des unités, et qui transforme le rôle premier de développement des informaticiens en un rôle nouveau de support aux usagers. De plus, a précisé le vice-recteur, si des erreurs stratégiques semblent avoir entaché la mise en oeuvre du projet à l'Université Laval, il semble que les autres universités engagées dans la mise en oeuvre de ce type de projet ont eu également des difficultés semblables à celles connues à l'Université Laval.
Le vice-recteur à l'administration et aux finances a donc proposé au Conseil d'administration une réorganisation majeure de ce projet. Parmi les mesures acceptées par le Conseil, il faut noter qu'il y aura des modification dans la démarche pour les autres phases du projet, de façon à s'assurer de l'adhésion des membres de la communauté universitaire; il faudra aussi s'assurer de l'état de préparation des usagers éventuels et revoir les échéanciers. L'approche de la formation sera réexaminée et confiée au Vice-rectorat aux ressources humaines. De plus, un comité directeur a déjà été mis en place avec un mandat et une approche différents, et l'implantation des nouveaux logiciels de gestion aura recours, de façon systématique, à des comités d'usagers regroupant principalement des usagers de tous les niveaux de l'organisation. Enfin, l'Université utilisera une expertise externe pour valider la nouvelle structure organisationnelle et assurer une vérification périodique de l'avancement du projet. Le projet ainsi révisé devra être présenté aux membres du Conseil d'administration de décembre prochain en tenant compte des conséquences financières et budgétaires et en justifiant le rôle des intervenants internes et externes.
Le point sur les Sciences de l'éducation
À la suite d'une suggestion du recteur voulant qu'à chacune
des réunions du Conseil, un doyen ait l'occasion de faire le point
sur sa faculté, ses programmes, ses effectifs étudiants et
professoraux et ses défis, pour permettre aux membres du Conseil
d'administration une meilleure compréhension du fonctionnement de
l'Université. Le doyen de la faculté des sciences de l'éducation,
Jean-Claude Gagnon, a effectué une présentation de cette faculté.
Son exposé a essentiellement porté sur le niveau de la formation
et de la recherche en éducation ou en sciences de l'éducation,
selon que l'on veut mettre l'accent sur la formation professionnelle en
éducation et en enseignement ou sur les disciplines qui y contribuent
de diverses façons. Le doyen a rappelé que la faculté
a été fondée en 1965, et qu'elle était issue
d'une École de pédagogie et d'orientation. Cette double composante
a donné lieu, d'expliquer Jean-Claude Gagnon, à d'importantes
fluctuations dans la répartition de ses effectifs étudiants
et professoraux, notamment depuis la restructuration facultaire de 1995
où la faculté est passée de sept à trois départements.
Autres questions
Par ailleurs, les membres du Conseil d'administration ont accepté
le rapport du Comité exécutif et formellement aboli le Service
des approvisionnements, dont les principales activités sont maintenant
assumées par le Service des finances, par celui des Immeubles et
par le Service de sécurité et prévention. Ils ont aussi
reçu le rapport du Comité exécutif sur les opérations
de la Corporation des services universitaires des Appalaches pour l'année
1997-1998, de même que le rapport du Comité exécutif
sur la mise en oeuvre des mesures prises à la suite de l'évaluation
du Bureau du registraire.
De plus, le Conseil d'administration a accepté, sur avis du Conseil universitaire, des modifications au Règlement disciplinaire à l'intention des étudiants et des étudiantes de l'Université Laval. Il a aussi accepté la mise à jour de la liste des produits normalisés des technologies de l'information, et le Conseil a profité de cet article pour déléguer cette responsabilité au Comité exécutif. Le Conseil a aussi autorisé le vice-recteur à l'administration et aux finances à signer un contrat de construction au nom de l'Université Laval avec le plus bas soumissionnaire conforme pour la réalisation de la phase 2 des travaux d'agrandissement, de rénovation et de réaménagement du pavillon Palasis-Prince. Enfin, le Conseil d'administration a modifié le calendrier de ses séances pour que la séance de septembre 1999 ait lieu le 29 septembre (au lieu du 15) pour y permettre la présentation des États financiers, et il a fixé au 16 décembre prochain à 16 h la date et l'heure de l'Assemblée générale annuelle.
MICHEL HÉROUX