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28 mai 1998  |
Tournant majeur dans la gestion des ressources financières
le 8 juin
Le 8 juin 1998, l'Université activera la première roue d'un engrenage qui l'amènera à gérer ses ressources financières et humaines avec un maximum d'efficacité.
Le décalage d'une semaine s'explique par divers événements survenus au cours du dernier mois: le report de l'adoption du budget en juin, des négociations tardives, un vol d'ordinateurs au pavillon de l'Est et des difficultés technologiques qui ont retardé la formation et ont rendu son organisation plus complexe. La décision de retarder l'implantation du logiciel au 8 juin permettra aux services centraux de mieux finaliser les dernières opérations et aux utilisateurs et utilisatrices d'effectuer leurs travaux pratiques liés à la formation.
Tout sera en place pour la mise en production des modules du Grand livre, des Achats et des Comptes à payer. L'équipe d'implantation anticipe le succès du démarrage sans toutefois repousser la possibilité de quelques de grains de sable dans l'engrenage. Mais rassurons-nous. Les "fourmis ouvrières" du Projet Essor, supportées par des collaborateurs d'autres services, procéderont aux ajustements jusqu'à ce que la machine soit bien huilée. À la lumière d'expériences d'implantation vécues par d'autres établissements d'envergure, il est normal de prévoir une période de rodage.
Trois modules au menu
Le choix d'une implantation graduelle s'inspire de la prudence,
bien sûr, mais aussi du désir de provoquer une évolution
et non une révolution.
L'implantation par grappes de modules favorise l'apprivoisement en douceur des nouvelles applications, l'adaptation aux nouveaux processus d'affaires, une réorganisation progressive des méthodes de travail et, au besoin, des unités. Les inconvénients de la coexistence de deux systèmes pendant une période d'un an - soit le nouveau pour les modules activés en juin et l'ancien pour les autres modules des ressources financières et humaines - seront compensés par les avantages d'une technologie de pointe.
Le Grand livre
Comme le moyeu d'une roue, le Grand livre constitue le point central
du système de gestion financière. Ses rayons se
connectent sur tous les autres modules du logiciel. On y retrouve
les budgets, les dépenses réelles et les engagements.
Plusieurs d'entre vous ont assisté à des présentations
sur la charte de comptes, rebaptisée plan comptable. La
nouvelle structure du Plan accentue la gestion décentralisée
et octroie une réelle autonomie de gestion par projet ou
par activité.
Attention, feux clignotants:
Dès le 8 juin, il sera possible d'effectuer des virements
de dépenses. Par contre, la création décentralisée
des projets administratifs sera possible après la période
de rodage, soit d'ici la fin de l'été. De plus,
nous vous rappelons que jusqu'à la séance du Conseil
d'administration du 17 juin, les dépenses imputées
au budget de fonctionnement ne devront pas excéder 15 %
de votre budget.
Les achats
Ce module permet de saisir et de traiter les réquisitions
d'achats, de générer des bons de commande, de consigner
la réception des marchandises, de gérer les contrats
avec les fournisseurs ainsi que les appels d'offres.
Dans les faits, au 8 juin, il sera possible d'utiliser la fonction "demande d'achats". Pour les produits qui ne seront pas encore inscrits au catalogue, il faudra utiliser la méthode de commande par description. Au fur et à mesure, le catalogue s'enrichira de l'ensemble des produits couramment utilisés par le personnel du campus. Il en est de même pour les commandes par lots(ensemble de mobilier, par exemple, ou micro avec sa souris, son disque externe, etc.) qui pourront s'effectuer progressivement.
Les comptes à payer
L'exclusivité de ce troisième module est réservée
au personnel oeuvrant au Service des finances, dans leurs transactions
de paiement aux fournisseurs.
L'accès au logiciel
Deux clefs ouvriront la porte des nouvelles applications aux personnes
autorisées: le code d'usager et le mot de passe. Récemment,
les responsables administratifs recevaient les directives officielles
concernant la sécurité informatique. Les utilisateurs
et utilisatrices qui n'auraient pas encore obtenu l'information
peuvent s'adresser directement à ces personnes. Dans un
contexte où l'utilisateur devient de plus en plus responsable
et imputable de ses gestes, les deux clefs font foi de signature
électronique. Or, on sait tous qu'une signature....ça
ne s'emprunte pas !
À l'heure actuelle, l'architecture technologique du nouveau système limite le nombre d'utilisateurs simultanés. L'architecture technologique, ça pourrait se traduire par "tout ce qui se cache derrière l'écran", ou encore tout ce qui nous branche à la source d'information, comme les serveurs, ou les bases de données.
Pour faire suite à la recommandation émise par l'officier de sécurité informatique de l'Université, les sessions de travail seront interrompues après soixante minutes d'inactivité dans l'application de l'utilisateur. Il faudra donc être vigilant et sauvegarder régulièrement ses transactions pour éviter la fâcheuse conséquence de les voir annuler...
EXPLO: pour une information éclair
Une excellente manière de continuer à profiter d'un
panorama complet des données dans les deux domaines (ressources
humaines et financières), c'est de naviguer dans le site
EXPLO, deuxième version. Accessible dès le 8 juin
dans une formule dynamique, cet outil de consultation permettra
aux chercheurs, gestionnaires de la recherche, responsables administratifs
et autres d'accéder facilement à l'information et
de produire des rapports dans l'ordre de présentation désiré.
La formation...continue
Elle a commencé en avril à l'aide du logiciel d'autoformation
axé sur les modes de navigation dans les applications PeopleSoft.
Elle s'est poursuivie par les sessions d'introduction données
à des grands groupes. Actuellement, des formateurs et formatrices
dispensent des cours magistraux dans les unités, la pratique
assistée en laboratoire permet des interventions individuelles
et le personnel peut compter sur le support des responsables de
la formation, notamment par le biais du courrier électronique
(formation@essor.ulaval.ca).
Jusqu'au vendredi 19 juin, le laboratoire de pratique assistée du pavillon de l'Est demeurera accessible en après-midi. Pour réservation d'un poste de travail, communiquer avec Giselle Lafleur (4346).
Aussi, au besoin, l'équipe dédiée à la formation se rendra disponible pour organiser des séances. Pour toute demande à cet effet, s'adresser à monsieur André Vézina (2277).
Dépannage garanti
Pendant les mois de juin, juillet et août, le Service des
finances offrira un service de type "hot line". Cette
aide de deuxième ligne sera accessible aux personnes désignées
par les directions d'unité. D'une part, les personnes support
compileront et achemineront les demandes des utilisateurs et utilisatrices;
d'autre part, elles diffuseront l'information auprès de
leurs collègues. De cette manière, on fait d'une
pierre deux coups: on assure une uniformité dans la transmission
de l'information et on évite un engorgement au Service
des finances.
Voici à quels intervenants il faudra s'adresser selon le type de demande ou de problème :
- demande d'accès au logiciel et changement de mot de passe: le responsable administratif.
- contenu des applications: la personne désignée par l'unité pour offrir le support fonctionnel. La liste de ces responsables figure dans le site web du Service des finances.
- problèmes de nature technique (ordinateur, réseau, impression de documents, etc.): le responsable de réseau. La liste de ces responsables figure dans le site web du Service de l'informatique et des télécommunications (SIT), dans la rubrique Assistance.
C'est connu, l'Université Laval est une pionnière. Première université francophone en Amérique du Nord, elle est aussi la première université à implanter les logiciels de gestion de PeopleSoft en français. Ne nous le cachons pas: la mise en production ne se réalisera pas sans heurts, mais les pionniers, depuis toujours, savent s'adapter. Et si chacun et chacune y met du sien pour gérer le changement, c'est toute la communauté universitaire qui en profitera. Alors, on prend notre envol ?
MARIE PLAMONDON
À vol d'oiseau
Septembre 1993: dans son rapport Franchir le seuil, un groupe de travail (Projet AMI) conclut que l'ensemble du fonctionnement du campus devrait être repensé en regard des nouvelles technologies de l'information. Il est recommandé de simplifier au maximum les processus de gestion en s'appuyant sur les besoins des utilisateurs.
Printemps 1994: l'Université lance son opération "réingénierie" et passe en revue ses méthodes de gestion des ressources financières, humaines et des études. Pour concrétiser ces travaux, pour répondre aux attentes exprimées par la communauté universitaire et, du même coup, pour garantir la réussite du passage de l'an 2000, il est décidé d'acquérir deux logiciels de gestion de l'information et de mobiliser une équipe d'implantation. Voici à quoi ressemble le plan de travail pour les deux prochaines années.
Ressources financières Mise en production
Grand livre Juin 1998
Achats Juin 1998
Comptes à payer Juin 1998
Gestion des coûts par projet Avril 1999
Budget Juin 1999
Comptes à recevoir Juin 1999
Inventaire Juin 1999
Immobilisations Juin 2000
Factures Juin 2000
Commandes clients Juin 2000
Ressources humaines Mise en production
Ressources humaines Juin 1999
Avantages sociaux Juin 1999
Gestion des activités et des exceptions à la rémunération Juin 1999
Rémunération Juin 1999