28 mai 1998 |
Après cinq années de travail, le projet AMI se termine. Son directeur, Yves Giroux, en dresse le bilan.
"Laval a franchi le seuil. Nous sommes maintenant dans le cyberespace et ça tourbillonne!". Voilà, à quelques heures de la fin du projet AMI (Aménagement des moyens informatiques), comment Yves Giroux résume l'impact d'une des plus importantes réformes organisationnelles jamais entreprises à l'Université Laval. Au soir du 31 mai, lorsque le rideau tombera sur ce vaste chantier dans lequel l'Université a investi près de 6 millions de dollars, AMI sera presque parvenu à livrer les 11 programmes et 49 mesures qu'il s'était donnés comme objectifs il y a cinq ans (voir en encadré la liste des réalisations d'AMI). "Le projet pouvait sembler ambitieux mais il était tout de même réaliste", estime Yves Giroux, le maître d'oeuvre de toute l'opération. "La preuve en est que les trois quarts des objectifs sont déjà atteints et que les autres sont en bonne voie de l'être."
Examen de conscience
La petite histoire du projet AMI commence à l'automne 1992 alors
que, coup sur coup, trois événements venaient remettre en
question les façons de faire à l'Université. Le premier,
la 14e place de Laval au premier classement Maclean's. Le second, une lettre
du professeur Denis Poussart parue dans le courrier du lecteur du Fil le
19 novembre 1992, qui liait cette contre-performance à la culture
"papier" de l'Université et aux délais administratifs
qui s'ensuivaient. Le troisième, une conférence de CAUSE (un
organisme américain voué à la gestion des universités)
à laquelle assistait Yves Giroux. "Je suis sorti de là
avec le constat que les autres grandes universités d'Amérique
du Nord étaient en voie de s'organiser pour avoir recours aux nouvelles
technologies de l'information. Il y avait un problème dans notre
mode de fonctionnement et il était urgent d'agir pour le régler."
La direction de l'Université a réagi à ces événements en formant un comité chargé de consulter la communauté universitaire afin d'identifier les principaux problèmes reliés à l'enseignement, à la recherche, à la gestion des études et à la gestion administrative. L'exercice a conduit aux durs constats suivants: absence de culture et d'infrastructure favorisant l'usage des applications pédagogiques des technologies de l'information (APTI), inefficacité des outils de gestion des subventions et des contrats de recherche, désuétude des systèmes informatiques de gestion et usage excessif des formulaires papier. De cet examen de conscience collectif a émergé le rapport Franchir le seuil, qui proposait pour tous ces problèmes des solutions faisant une large place aux nouvelles technologies de l'information. En novembre 1993, la direction de l'Université créait AMI et lui confiait la lourde tâche de mettre en application les recommandations du rapport.
Une révolution de l'information plus tard
Depuis 1993, les façons de faire ont beaucoup changé à
l'Université: le courrier électronique, l'accès aux
ressources d'Internet, les applications pédagogiques informatisées
et la gestion par formulaires électroniques sont devenus des outils
de travail quotidien sur le campus. Mais jusqu'à quel point AMI est-il
responsable de cette transformation? "Même sans AMI, nous aurions
été obligés de faire un certain nombre de choses différemment
à cause de la pression du milieu, reconnaît Yves Giroux. Par
exemple, le courrier électronique se serait sûrement développé
mais nous aurions assisté à la croissance de l'anarchie. AMI
a organisé, structuré et accéléré son
implantation. Par ailleurs, l'Université serait sans doute moins
avancée sur le plan de la gestion. Nous développerions sans
doute de nouvelles applications mais sur les vieux systèmes et il
y aurait moins de services aux usagers. Je pense aussi que les APTI seraient
moins avancées s'il n'y avait pas eu AMI."
Le défi de la réingénierie
La liste des réalisations dont Yves Giroux est le plus fier est presque
aussi longue que le bilan d'AMI lui-même. Mais, parmi celles qui se
démarquent se retrouve le dossier de la réingénierie,
sans doute en raison de sa complexité, de son ampleur et aussi parce
qu'il symbolisait le défi du changement. "Le travail n'est pas
terminé mais le plus gros est fait, dit-il. Les outils de gestion
que l'Université a acquis pour les finances, les ressources humaines
et les études vont créer le changement dans les processus
administratifs. Grâce à la réingénierie, l'Université
est aussi devenue une organisation plus efficace et davantage à l'écoute
de ses clientèles comme le démontrent les activités
de recrutement, d'accueil et d'encadrement des étudiants qui ont
été mises sur pied."
Yves Giroux souligne également avec fierté les réalisations suivantes: Alérion, le premier produit livré par AMI, l'École d'été des technologies, la connectivité en réseau, Rond Point (rond-point.ulaval.ca/cours) et, plus spécialement, le programme des APTI. "En investissant 1,6 millions de dollars dans 66 projets de création d'outils pédagogiques, AMI a favorisé l'émergence d'une culture des technologies de l'information dans l'enseignement. Notre objectif initial en terme de nombre de professeurs actifs dans ce domaine est atteint. Par contre, le débat de fond sur la dynamique professeurs-étudiants dans ce nouvel environnement d'apprentissage tarde à venir."
Un nouveau comité
La disparition d'AMI ne sera pas sans lendemain. En juin, la coordination
des technologies de l'information sera placée sous la responsabilité
du vice-recteur exécutif, Claude Godbout. Le mode de fonctionnement
du comité qui prendra la relève n'est pas complètement
arrêté mais on sait déjà qu'il fonctionnera par
groupe d'appui plutôt que par une structure de projets. "Ce comité
aura pour mandat d'assurer la coordination dynamique des technologies sur
le campus, précise Yves Giroux. Il faut que ça devienne une
préoccupation permanente."
Le grand coup de balai que vient de donner AMI a permis à l'Université de moderniser son mode de fonctionnement et de gestion. Mais le défi du changement n'est jamais relevé de façon définitive. Malgré tous les bilans qu'on peut en dresser, seul l'avenir dira si AMI est parvenu à livrer son ultime produit: insuffler à la communauté universitaire le désir et la volonté de se remettre continuellement en question pour demeurer une organisation efficace et à l'écoute de ses clientèles.
Liste des projets réalisés dans le cadre du projet AMI depuis 1993
- Programme des applications pédagogiques des technologies de l'information (APTI)
- Plan de commercialisation des APTI (en préparation)
- École d'été des technologies pour les professeurs
- Rond-point (répertoire de pages Web liées à des cours)
- Vitrine Internet à la Bibliothèque
- Accès enrichi aux banques de données de la Bibliothèque
- Alérion, le site Web de l'Université Laval
- Normalisation (politique et liste de produits informatiques)
- Abolition de la tarification pour la connexion au réseau
- Propagation du courriel, normalisation des adresses, implantation d'adresses génériques
- Accès au réseau depuis l'extérieur
- Uniformisation de la connectivité
- Service de télécopie par courriel
- NIP (numéro d'identification personnelle) pour les étudiants
- Adresse électronique et accès au réseau sur demande pour les étudiants
- Plan de support aux usagers
- TechnoSIT
- Réingénierie de la gestion de la recherche
- Système d'information sur le financement de la recherche
- Système EXPLO (accès simplifié aux données comptables)
- Réingénierie de la gestion des études
- Acquisition des progiciels PeopleSoft (ressources financières, ressources humaines, études)
De la vision à la réalité
Dans une entrevue publiée dans le Fil du 27 avril 1995, Yves Giroux
décrivait sa vision de l'Université Laval une fois le projet
AMI réalisé.
"Une fois complété le gros de l'opération, autour de l'an 2000, chaque membre de la communauté universitaire a accès aux technologies de l'information pour accomplir les tâches dont il a la responsabilité. L'étudiant dispose de ressources informatiques diverses: son ordinateur personnel est branché au réseau de l'Université et à Internet, certains éléments de ses cours sont informatisés, il utilise des didacticiels et les ressources informatisées de toutes les bibliothèques du monde, il communique avec ses professeurs par courrier électronique, il réalise ses travaux sur ordinateur et les remet via le réseau électronique de l'Université. Le chercheur est branché sur les systèmes d'information internationaux, il a aussi accès aux ressources informatisées des bibliothèques, il communique avec ses collègues de partout dans le monde, il soumet ses manuscrits pour publication par courrier électronique. Le personnel administratif qui traite l'information a, à sa disposition, un ordinateur branché au réseau, les formulaires sont sur support électronique et non plus sur papier et la saisie des données se fait une seule fois chez le générateur d'information. Les applications et les interfaces sont extrêmement conviviales pour toutes les tâches administratives ce qui permet des grands gains d'efficacité."
Le directeur d'AMI estime que les trois quarts des objectifs du projet sont maintenant atteints et que les autres sont en voie de l'être.