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30 avril 1998 ![]() |
La tenue d'un congrès comme celui de l'Acfas exige une logistique implacable où le hasard n'a pas sa place
À l'instar du coureur automobile qui, en pleine course, peut compter à tout moment sur des experts en cas de bris mécanique de son véhicule, le comité de logistique du Congrès de l'ACFAS a tout mis en oeuvre afin que les mille et un imprévus pouvant survenir lors de cet événement d'envergure puissent être réglés en deux temps trois mouvements. "Un chercheur aura beau avoir en main la meilleure communication au monde, si l'ordinateur ou le rétroprojecteur dont il doit se servir pour présenter le résultat de ses recherches ne fonctionnent pas, l'affaire risque d'être embêtante, signale Jean-Claude Méthot, président du Comité de logistique. D'où l'importance d'une machine parfaitement rodée prête à répondre à toute éventualité."
Composé de 21 membres, le comité de logistique oeuvre depuis un an à l'organisation matérielle du Congrès auquel sont attendues près de 5 000 personnes, dont la moitié sont des étudiantes et étudiants de 2e et 3e cycles provenant en grande majorité d'universités québécoises. Comme le précise Jean-Claude Méthot, tous les aspects reliés à la logistique ont été envisagés et examinés avec grand soin: le transport, le logement, la signalisation, l'accueil, l'inscription, les salles de présentation, les services techniques et l'audiovisuel, l'informatique et les télécommunications, la sécurité, l'entretien, etc. En un mot, le Comité de logistique mise sur la qualité totale afin de faire de ce congrès une succès sur toute la ligne.
"Cela peut paraître une évidence mais pour nous, le plus grand défi consiste à ce que tout fonctionne bien", affirme Jean-Claude Méthot. Conscient que le personnel et les étudiants seront "un peu bousculés dans leurs habitudes" durant le congrès, il insiste sur la qualité de l'accueil réservé aux congressistes et, à cet effet, demande la collaboration de tout le monde, que ce soit pour un renseignement à donner ou encore un sourire à prodiguer. En tant que tel, l'accueil sera assuré par une dynamique équipe de 35 étudiantes et étudiants, ayant reçu pour mot d'ordre: "Souriez!".
Tout un casse-tête
Les chiffres suivants donnent un aperçu de l'importance et de l'ampleur
du 66e Congrès de l'ACFAS: 3 050 conférences, plus de 90 salles
simultanées par jour, 248 utilisations de rétroprojecteurs,
134 utilisations de projecteurs à diapositives, 55 utilisations d'ordinateurs,
266 communications par affiches, 19 assemblées différentes,
26 réceptions, 23 lancements et 15 000 tasses de café. Se
déroulant au PEPS, le Festival des sciences accueillera pour sa part
une centaine d'exposants de centres de recherches scientifiques, universitaires,
publics et privés. Plus de 2 000 jeunes du primaire et du secondaire
seront également présents à ce festival (voir article
en page 7).
Coordonnateur à la logistique, André Crochetière est celui par qui les locaux arrivent, si on peut dire. En effet, c'est à lui qu'a incombé la tâche de trouver des salles pour les quelque 3 000 conférences, lancements et réceptions qui auront lieu sur le campus. Tout un casse-tête quand on pense que les différents chercheurs et conférenciers souhaitent évidemment bénéficier d'une salle adaptée à leurs besoins, besoins qui s'avèrent parfois très exigeants. "Mon rôle consiste essentiellement à éteindre des feux et à essayer de satisfaire tout le monde au meilleur de mes capacités, explique André Crochetière. Dans tous les cas, il faut ménager la susceptibilité des personnes qui s'estiment lésées dans leurs droits; cela nécessite beaucoup de patience et de diplomatie."
Entre autres choses, André Crochetière doit s'assurer que les équipement techniques et informatiques soient en parfait état, que les prises électriques soient connectées au bon endroit, bref, que tout baigne dans l'huile. "La marque de commerce d'un congrès, c'est l'audiovisuel, d'où l'importance d'accorder beaucoup d'attention à cet aspect, explique-t-il. À cet égard, on retrouvera ainsi un responsable de l'audiovisuel dans tous les pavillons, qui sera secondé dans ses tâches par des étudiants experts en la matière."
Des congressistes heureux
Le succès d'un congrès de l'envergure de celui de l'Acfas
tient en une foule de petits détails qui vont de la propreté
des toilettes (et du campus en général) au café buvable
servi dans un environnement agréable, en passant par le fameux verre
d'eau offert au conférencier (pratique en cas d'étouffement
ou de chat dans la gorge) jusqu'aux fleurs (résistantes au gel) qui
égaieront la grande tente extérieure du pavillon Charles-De
Koninck. "Nous sommes actuellement dans la période de peaufinage
de l'événement, indique Josée Sauvageau, coordonnatrice
du Congrès. Il reste à s'assurer que tout se déroule
dans le bon ordre et dans l'harmonie et essayer, dans la mesure du possible,
de prévoir l'imprévisible. L'important est que les congressistes
repartent heureux et que l'événement contribue au rayonnement
de l'Université."
Queque 140 activités scientifiques se dérouleront lors du Congrès, et ce, après avoir fait l'objet d'un examen attentif du Comité scientifique formé par une quinzaine de professeurs et de chercheurs de l'Université Laval et présidé par Joël de la Noüe. Conférenciers invités et chercheurs de différents horizons participeront ainsi à 114 colloques "de très haut niveau" et destiné aux spécialistes, à 13 colloques/ateliers de "haut niveau" où des spécialistes exploreront un thème qui fera l'objet de débats dans des panels, tables rondes et ateliers.
La ventilation de ces échanges s'effectue ainsi: sciences biologiques (4 colloques, 1 colloque/atelier); sciences de la santé (14 colloques, 1 colloque/atelier); sciences physiques et naturelles (11 colloques); sciences humaines (19 colloques, 1 colloque/atelier) et sciences sociales (47 colloques, 4 colloques/ateliers, 3 forums). En outre, près de 1 500 interventions auront lieu dans le cadre de rencontres thématiques. L'autre grand volet du programme scientifique repose sur les 65 sections disciplinaires qui accueilleront quelque 1 500 communications présentées par des chercheurs, des professeurs et des étudiants qu feront le point sur le résultat de leurs travaux récents.