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30 avril 1998  |
Achat de biens et services:
des processus simplifiés
Décentralisation, responsabilisation, imputabilité. Ça paraît bien dans les salons, comme on dit, mais n'empêche que ces trois mots traduisent clairement la volonté, pour l'Université, de simplifier ses processus d'affaires. Cette tendance à la décentralisation des opérations et à la réorganisation du travail qui en découlera, ce désir de rendre les individus encore plus responsables de leurs gestes, tout cela s'inscrit dans la suite logique de la réingénierie initiée depuis quelques années. Le 1er juin, avec l'implantation du module des Achats, un des processus d'affaires sera largement simplifié.
Le tableau actuel
L'utilisateur ou l'utilisatrice complète une demande d'achat. Cette
dernière franchit entre un et neuf niveaux d'approbation, selon les
scénarios élaborés par les unités. La demande
aboutit ensuite chez un acheteur de la Division achats du Service des finances,
qui la dirige vers la Division approbations. Au bout de ce long parcours,
la demande est retournée à la Division achats qui émet
alors le bon de commande et l'achemine au fournisseur. Un peu étourdissant,
non ?
Le portrait de demain
Lors des enquêtes menées auprès des membres du personnel,
beaucoup d'exaspération a été exprimée à
l'égard de toute cette bureaucratie. Pas étonnant, alors,
que le processus d'achat revu et corrigé élimine des niveaux
d'approbation et, par ricochet, le nombre des intervenants. Dans la nouvelle
mise en scène, tout requérant d'une demande d'achat sera automatiquement
autorisé à approuver la demande et donc à acquérir
le bien ou le service sans qu'aucune autre intervention ne soit requise
dans l'unité. Évidemment, plus vite la commande arrive chez
le fournisseur, plus court est le délai de traitement: c'est un des
objectifs que permettra le nouveau logiciel.
Pour saisir une demande d'achat, la personne autorisée se verra offrir diverses avenues: décrire elle-même le produit ou le service requis, choisir un produit dans un catalogue ou encore placer une commande en lot. Pour illustrer cette dernière option, supposons que vous avez besoin d'un ... d'ordinateur. Vous cliquez sur le lot désiré et le logiciel insère lui-même les éléments normalement associés au produit principal. Une souris, par exempleavec son tapis. Pas de casse-tête inutile!
Encadrement assuré
Bien sûr, pas de sous, pas d'achat. Si jamais, au moment de saisir
une demande, la disponibilité budgétaire est insuffisante,
ne sourcillez pas. Le logiciel se chargera bien de vous le signaler. La
technologie apportera son support, mais, plus essentielle encore, la communication
entre les membres du personnel sera aussi un atout majeur pour utiliser
les nouveaux outils au profit d'une plus grande efficacité.
Le produit désiré n'apparaît pas au catalogue? Le fournisseur choisi n'est pas accrédité par l'Université? Il vous manque de l'information pour compléter votre demande d'achat? Placez quand même votre demande et elle suivra le fil jusqu'à l'acheteur concerné au Service des finances. Ce dernier vous fournira l'aide appropriée ou ajoutera les éléments manquants.
On arrivera à la formule idéale du nouveau processus graduellement, au fur et à mesure que le catalogue s'enrichira des milliers de produits en demande et selon les ententes conclues avec les fournisseurs. Il ne s'agit donc pas, pour le moment, d'une révolution, mais d'une évolution qui fournira aux utilisateurs et aux gestionnaires le temps de s'adapter.
Qui sera imputable ?
Depuis belle lurette, le Service des finances produit un formulaire invitant
les directions d'unité à identifier les responsables des approbations.
L'implantation du 1er juin entraîne une révision de la liste
de ces individus et plus précisément des responsables des
achats. Conséquemment et au besoin seulement, les gestionnaires devront
transmettre tout changement de responsable au Service des finances, d'ici
le 31 mai. À partir de ces données, des codes d'accès
seront émis. Le code d'accès jumelé au mot de passe
constituera la signature électronique de chacun des utilisateurs.
C'est maintenant dans un mois que l'allégorie de la migration d'un système vers un autre, illustrée par le logo du projet d'implantation, prendra tout son sens. Avec la formation des utilisateurs et des utilisatrices et avec l'engagement de toutes les catégories de personnel concerné par ce changement, c'est encore plus vrai qu'on est Ensemble, pour franchir le seuil.
MARIE PLAMONDON
Pour les questions relatives à la formation, écrivez à : formation@essor.ulaval.ca