23 avril 1998 |
Investi par les chercheurs de Laval, le Cercle des Ambassadeurs contribue depuis deux ans à la croissance du tourisme d'affaires à Québec.
Depuis longtemps, les chercheurs de l'Université Laval prennent une part active dans l'organisation, à Québec, de congrès scientifiques internationaux, une activité qui représente une part croissante du tourisme d'affaires de la région de Québec. Regroupés depuis plus de deux ans au sein d'un "Cercle des Ambassadeurs" dont ils représentent d'ailleurs 80 % des effectifs, ces diplomates un peu particuliers mettent en commun leurs connaissances et leurs compétences pour la mise en place d'événements de portée internationale et profitent, en même temps, de nombreux services conseils des professionnels du Centre des congrès de Québec et de l'Office de tourisme et des congrès de la Communauté urbaine de Québec.
Même si Roger A. Lessard, professeur au Département de physique, compte à son actif l'organisation de nombreux congrès au Québec ou aux États-Unis, il estime que son adhésion au Cercle des Ambassadeurs lui a ouvert de nombreux horizons. Mis en contact avec des professionnels du tourisme, il a ainsi pu élargir la gamme d'hôtels à suggérer aux congressistes qu'il recevra en juillet prochain, puisqu'il organise pour cet été une rencontre internationale entre investisseurs, entrepreneurs et chercheurs en optique. Le Cercle des Ambassadeurs représente également pour lui un moyen privilégié pour échanger des idées avec d'autres organisateurs de congrès. "En discutant avec plusieurs ambassadeurs, j'ai pu adopter de nouvelles approches pour solliciter l'appui financier des entreprises, indique-t-il. Désormais, par exemple, je prends d'abord contact par téléphone, avant d'envoyer des lettres officielles aux commanditaires potentiels."
Des appuis tout terrain
Fondé le 1er novembre 1995, à l'initiative de la Chambre
de commerce et d'industrie du Québec métropolitain, de la
Société du Centre des congrès de Québec et de
l'Office de tourisme et des congrès de la Communauté urbaine
de Québec, le Cercle des Ambassadeurs a notamment pour fonction d'appuyer
les personnes qui prennent l'initiative de mettre en place un congrès
international. "Parfois, certains chercheurs se sentent dépassés
en imaginant le temps qu'ils devront consacrer à l'organisation d'un
tel événement, précise Marie Lacerte, déléguée
commerciale au Centre des congrès. "Nous leur expliquons, par
exemple, qu'ils peuvent déléguer à des professionnels
certaines tâches comme les inscriptions, les réservations de
chambres d'hôtels, la gestion des salles, afin de se concentrer essentiellement
sur le volet scientifique de l'événement."
Affiner les candidatures
Certains outils élaborés par l'Office du tourisme et des congrès
de la Communauté urbaine de Québec peuvent également
faciliter beaucoup le travail des Ambassadeurs. Ainsi, ceux qui sont membres
d'associations internationales disposent désormais d'un cahier de
canditature personnalisé, susceptible de les appuyer lorsqu'ils sollicitent
l'obtention d'un congrès. Ce cahier contient, par exemple, des lettres
d'appui adaptées à la tenue des événements,
de même qu'une description exhaustive de la région de Québec,
de ses attraits et de ses infrastructures d'accueil. Un document de ce calibre
peut faire la différence pour décrocher un congrès,
selon Marie Lacerte, car il démontre le sérieux et le professionnalisme
des futurs organisateurs.
"Quand une négociation arrive à maturité, des lettres d'appui officialisent notre démarche", confirme Antoine Ayoub, qui organise à Québec depuis 1973, tous les deux ans, le Colloque international d'économie pétrolière. Ce professeur du Département d'économique bénéficie aussi des services offerts au Cercle des Ambassadeurs pour obtenir la venue du Congrès annuel de l'Ordre des palmes académiques, un titre honorique français, au tournant de l'an 2000. Il apprécie notamment l'information hôtelière et les renseignements touristiques mis à sa disposition, tandis que d'autres Ambassadeurs découvrent avec surprise, grâce aux activités organisées par le Cercle, qu'ils peuvent obtenir un appui financier auprès de divers organismes gouvernementaux ou municipaux.
"Lorsque des chercheurs sollicitent notre aide pour mettre sur pied un congrès international, nous les guidons également dans leur recherche de financement, précise Marie Lacerte. Certaines dépenses, comme celles relatives à la traduction ou à la présentation d'une candidature, peuvent faire l'objet de subventions." En sachant qu'ils ont la possibilité d'accéder à différents programmes d'aide, les organisateurs ont donc parfois le loisir d'offrir d'avantage de prestations aux congressistes, ou de s'épargner quelques maux de tête au moment du bouclage de leur budget.