 |
21 août 1997  |
Mise en production de trois premiers modules en juin 1998
Le paysage de la gestion des ressources financières changera en profondeur au printemps 1998 avec la livraison de trois modules financiers, soit: les achats, les comptes à payer,le grand livre. La mise en production sera graduelle, c'est-à-dire que les unités du campus accéderont aux applications du nouveau logiciel par grappes successives.
Pourquoi introduire d'abord les changements en ressources financières plutôt qu'en ressources humaines ? Élémentaire, mon cher Watson! Comme les transactions financières effectuées en ressources humaines s'inscrivent nécessairement au grand livre, il faut donc «préparer le nid».
Qui sera touché par ce vent printanier ?
Dans une perspective très large, tout employé de la communauté
universitaire (personnel administratif, de soutien, professeurs et autres)sera
concerné de près ou de loin par la mise en production des
nouveaux systèmes.
À une échelle plus réduite, le déploiement graduel de ces premiers modules dans les unités de travail touchera plus précisément le personnel administratif. Par exemple:
Pour le module des achats: tous les responsables de l'approvisionnement en biens et services dans leur unité (gestion des commandes d'achat).
Pour le module des comptes à payer: dans la majorité des cas, ce seront les personnes de la Division comptabilité du Service des finances qui apprivoiseront un nouvel environnement informatique en vue d'effectuer le paiement des factures émises par les fournisseurs.
Pour le module du grand livre: comme au temps des scribes, tout est consigné dans un beau grand livre qui recense chacune des transactions comptables inscrites dans les unités. Toutes les personnes affectées à la comptabilité du budget et des dépenses dans leur secteur d'activités consigneront ces opérations dans un grand livre «amélioré».
Dès mars 1998, une formation sur mesure
Pour vous aider à passer du connu à l'inconnu, à bien
maîtriser la nouvelle «boîte à outils», des
efforts particuliers sont consacrés à mettre au point une
stratégie de formation.
La première période d'apprentissage débutera en mars 1998. Bien sûr, la formation s'adressera d'abord au personnel visé par la mise en production des modules dans leur quotidien.
Le Plan de formation est en cours d'élaboration. D'ici quelques mois, nous serons en mesure de vous fournir plus de détails quant à son déroulement. Entre temps, voici les balises retenues pour orienter la stratégie :
- Cibler le personnel qui utilisera les nouveaux logiciels dans leur travail quotidien.
- S'adresser à des petits groupes (10 à 12 personnes).
-Respecter le principe du «juste à temps», c'est-à-dire que la formation précédera de peu la mise en service des nouveaux modules.
- Adapter la formation aux besoins des personnes.
- Mettre à la disposition du personnel des formateurs issus du campus. Ces personnes connaîtront tout aussi bien les logiciels que les processus d'affaires.
- Dispenser les cours dans un vocabulaire compréhensible par les utilisateurs et utilisatrices.
- Enrichir les cours par du matériel écrit et électronique qui sera laissé aux personnes formées.
- Offrir le meilleur équilibre possible entre la théorie et la pratique.
- Reproduire le plus fidèlement possible la réalité par l'utilisation de vraies données, en passant par chacune des étapes des processus d'affaires.
On l'a dit et on le répète, la formation est la clef de voûte du succès de cette entreprise d'envergure, c'est-à-dire l'introduction de nouveaux systèmes de gestion. Pour assurer le meilleur apprentissage possible, la formation sera dispensée en partenariat avec le Vice-rectorat aux ressources humaines et le Service de l'informatique et des télécommunications (SIT). Le jumelage des expertises devrait accroître la qualité de cette formation continue, caractéristique de notre époque fertile en changements.
MARIE PLAMONDON