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5 juin 1997  |
LE GUICHET UNIQUE POUR DES SERVICES AMÉLIORÉS
Vous est-il déjà arrivé de multiplier les appels téléphoniques ou de subir la valse des déplacements entre le Service des finances et le Vice-rectorat aux ressources humaines simplement pour obtenir des précisions sur votre paie? Désirez-vous un dépôt direct, une avance de salaire, modifier des déductions? Dans ces trois cas, à quelle porte allez-vous frapper en premier?
Par ailleurs, si vous êtes de ceux et celles qui commandez des biens pour votre unité, lorsque surgit un problème ou une interrogation, vous demandez-vous avec lequel des deux services, les Finances ou les Approvisionnements, vous allez communiquer?
Il y a fort à parier que plusieurs d'entre vous ont connu ces dilemmes, avec quelque peu de frustration. Dans le but de mettre fin aux aller-retour continuels et non productifs, l'Université a donné le feu vert pour instaurer un guichet unique au Service des finances (fonction approvisionnements) et un deuxième au Vice-rectorat aux ressources humaines(gestion de la paie).
La fonction "approvisionnements"
Dans le cadre du dossier de fusion des services des Approvisionnements et
des Finances, approuvé à la séance du Comité
exécutif du 8 avril, une nouvelle équipe, sous le chapeau
exclusif du Service des finances, s'est vu confier l'entière responsabilité
du processus d'approvisionnement en biens et services. Plus spécifiquement,
le personnel responsable des achats et du support administratif au Service
des approvisionnements s'est joint au personnel du Service des finances
depuis le 2 juin.
Rassemblées sous un même "toit", les personnes dédiées à l'approvisionnement seront plus à même de gérer l'ensemble des opérations d'une manière cohérente, à partir de la demande pour un bien ou un service jusqu'à la réception de la marchandise et au paiement de la facture au fournisseur. Cette fusion devrait se traduire par un meilleur service à la clientèle, donc toucher directement les responsables des achats dans les unités et, par effet domino, le personnel du campus.
La section des traitements et salaires change de juridiction
Une entente récemment conclue entre le Vice-rectorat aux ressources
humaines et le Service des finances, entérinée à la
séance du Comité exécutif du 3 juin, aura pour conséquence
le transfert de la gestion du système de la paie au Vice-rectorat
aux ressources humaines.
Elle est loin l'époque où les relevés de paie ne comptabilisaient que de simples déductions de base comme l'impôt. Aujourd'hui, la possibilité de personnaliser son dossier accroît le nombre de transactions telles que les options supplémentaires d'assurance-vie, les congés différés ou les déductions philanthropiques, pour n'en citer que quelques-unes.
Cette évolution a grandement augmenté les interactions entre le Vice-rectorat aux ressources humaines et le Service des finances, et du même souffle a rendu la gestion de la paie beaucoup plus complexe. Pour le groupe de travail qui a analysé la situation, il est apparu évident que la fusion proposée simplifierait les procédures, éliminerait le dédoublement des opérations et contribuerait à créer un seul et unique dossier par employé.
Cet autre guichet unique prend racine à même le désir, pour l'Université, de répondre le plus rapidement et le mieux possible aux demandes du personnel. Il vise aussi une plus grande efficience de la gestion des ressources humaines dans son ensemble, de l'embauche jusqu'au départ des personnes engagées. La migration du système de paie devrait se concrétiser lors de l'implantation des nouveaux logiciels, avant le 1er janvier 1999.
Et le rôle d'Essor dans ces fusions?
Le concept de guichet unique a pris sa source dans les travaux de réingénierie
menés par l'Université depuis trois ans. Comme on l'a expliqué
dans la dernière chronique, l'implantation des logiciels s'inscrit
dans la foulée de ces travaux.
Dans le cas des approvisionnements et de la paie, la réflexion s'est faite en concertation par la direction de l'équipe Essor, son Comité conseil et son Comité directeur. Il est ressorti de cette analyse qu'une implantation réussie des logiciels de gestion des ressources humaines et financières ne pouvait se réaliser sans un réaménagement préalable des structures centrales. D'où l'instauration de deux guichets, dans le but de changer pour le mieux !
Vous désirez plus de renseignements? Écrivez-nous.
MARIE PLAMONDON