24 avril 1997 |
Depuis que les organisations de toutes tailles et de toutes espèces se regardent dans le miroir et évaluent leur gestion, un tout nouveau langage a fleuri. On jongle avec les mots comme avec des balles. Révision ou "reconception" des processus, analyse ou réingénierie, toujours est-il que l'Université, depuis trois ans, a initié des démarches dont certaines sont demeurées en plan, faute de solutions technologiques adéquates. C'est ici que les systèmes d'information de gestion acquis par l'Université prennent toute leur importance, car ils offrent une occasion privilégiée de transposer au quotidien le fruit des travaux de...réingénierie.
La mise en chantier
Au printemps 1994, dans la foulée de son Plan directeur, l'Université
lance des travaux de réingénierie (gestion des ressources
humaines, financières et des études) en fixant des priorités.
Certains processus des trois domaines sont alors scrutés à
la loupe par des équipes qui ratissent le campus en quête d'information.
Lors des tournées réalisées par les groupes de travail, un grand nombre de personnes ont exprimé des attentes en regard de la machine administrative. Des souhaits formulés ont donné lieu à des recommandations qui ont débouché sur des modifications majeures dans les processus de gestion. D'autres recommandations n'ont pu être concrétisées.
Pourquoi? Les systèmes d'information de gestion ne pouvaient s'adapter aux nouvelles façons de faire et il aurait fallu les transformer en profondeur pour les rendre opérationnels.
La poursuite avec les bons instruments
Mais ces travaux n'auront pas été effectués en vain.
Grâce à l'implantation des nouveaux logiciels, Essor devrait
être en mesure de répondre aux attentes déjà
exprimées dans les domaines des ressources humaines et financières.
C'est déjà un défi.
Mais il y en a un autre: celui de parachever l'analyse des processus qui n'a pas été réalisée dans le cadre des travaux précédents. Autrement dit, la souplesse des nouveaux logiciels permettra à l'Université d'adapter ces derniers d'une manière éclairée, après avoir déterminé les meilleures manières de faire.
De la réingénierie? Si on veut. En fait, les personnes à qui sera confié le mandat de revoir les processus se poseront ce type de questions: quelles tâches seront à conserver, lesquelles faudra-t-il bonifier, lesquelles devrons-nous éliminer? De cette manière, l'implantation des logiciels, alliée a une réflexion préalable, aura de bien meilleures chances d'atteindre un objectif d'efficience dans nos gestes quotidiens.
Une nouvelle approche
Pour réaliser cette étape d'implantation, donc l'analyse des
processus, des groupes d'intérêt ponctuels, de dimensions variables
et de composition polyvalente seront constitués en temps opportun.
Chacun des groupes analysera un seul processus du début à
la fin. Les participants pourront cependant se joindre à plusieurs
équipes de travail. Les personnes choisies partageront une caractéristique
commune, mais fondamentale, soit leur expertise actuelle dans les processus
à passer aux rayons X.
En fait, ce ne sont pas les unités qui seront consultées, mais du personnel, peu importe leur unité d'appartenance, qui joue déjà un rôle clef dans un processus à étudier, comme celui des achats par exemple. Cette approche en "mode expert" sera évolutive, collée au déroulement du projet. Au besoin, certaines analyses seront effectuées en partenariat avec les syndicats et les diverses associations.
Ce sont les membres du Comité conseil - une composante du Projet Essor - qui mettront sur pied les groupes d'intérêt, aidés par la direction d'Essor. Ce comité est formé de représentants du Vice-rectorat aux ressources humaines, du Service de l'informatique et des télécommunications, du Service des finances, des Approvisionnements et des facultés des Lettres et des Sciences de l'administration.
Finalement, quand les groupes "ad hoc" auront complété leurs analyses, ils déposeront leurs recommandations au Comité conseil, pour délibérations. Par la suite, et s'il y a lieu, les dossiers chemineront vers des instances décisionnelles appropriées.
Il serait très compréhensible que le "joli" terme processus, si souvent employé, vous sorte par les oreilles. Il demeure malgré tout un élément essentiel de la réorganisation du travail. Bonifier des processus signifie clairement, en bout de piste, qu'il nous faudra modifier nos manières de faire. Mais changer pour le mieux, c'est possible. Surtout si l'on n'oublie pas qu'on est Ensemble, pour franchir le seuil.
MARIE PLAMONDON