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20 mars 1997  |
LES ÉTAPES D'IMPLANTATION DES NOUVEAUX LOGICIELS
Comme on le sait, l'équipe Essor s'est vu confier le mandat d'implanter les nouveaux logiciels de gestion des ressources humaines et financières. Dans un précédent article, nous avions indiqué que l'implantation se déroulerait sur une période de deux ans. Voyons maintenant plus en détail les grandes étapes d'implantation de ces logiciels.
Première étape: formation de l'équipe Essor
Depuis janvier, les membres de l'équipe suivent une formation sur
les divers modules de gestion des ressources humaines et financières.
Globalement, le personnel recevra entre 400 et 625 heures de formation.
En plus de la formation générale, les informaticiens suivront une formation spécialisée axée sur les outils de développement fournis avec les logiciels, outils qui leur permettront de configurer les nouveaux systèmes et de réaliser les interfaces (liens) et les rapports nécessaires aux processus de gestion dans les deux domaines concernés.
Deuxième étape: analyse de concordance et révision
des processus
Un éclaircissement s'impose. Par le terme " processus ",
on entend un ensemble de gestes organisés pour atteindre un résultat
comme, par exemple, le cheminement suivi par un rapport de dépenses
à partir du moment où il est complété sur un
formulaire jusqu'au résultat attendu, soit le remboursement.
Cette deuxième étape consiste à analyser la structure de données et les processus d'affaires des nouveaux systèmes. Il faut alors s'assurer qu'ils correspondent aux pratiques de gestion de l'Université. Par la suite, une évaluation concernera la pertinence de redéfinir nos propres processus, de manière à exploiter au maximum le potentiel des nouveaux logiciels.
Pendant cette même période les processus seront également modifiés sur la base des principes de gestion et d'organisation du travail présentés au Conseil d'administration du 19 octobre 1994.
Troisième étape: conversion des données
Sur le plan purement technique, il s'agit de convertir les données
des systèmes actuels pour les insérer dans la nouvelle structure
de données. À titre d'exemple, nous devrons importer l'ensemble
des informations relatives aux dossiers personnels afin d'en préserver
l'historique et de s'y référer, le cas échéant.
Quatrième étape: développement d'interfaces
Il existe actuellement des systèmes satellites qui soutiennent certains
types d'activités comme la vente des vignettes de stationnement,
l'inscription aux activités sportives, les dons aux campagnes de
souscription par retenue sur le salaire, l'octroi de subventions et contrats
de recherche, la comptabilisation des bons de travail pour l'entretien des
immeubles, la facturation des charges téléphoniques et autres.
Compte tenu de cette réalité, il s'agit ici de créer
des interfaces qui permettront la mise à jour automatique des données
dans les nouveaux logiciels, à même des informations entrées
à la source dans ces systèmes satellites.
Cinquième étape: formation du personnel dans les unités
Il a déjà été démontré qu'un des
facteurs clés du succès d'une implantation de logiciels repose
sur la formation de toutes les personnes qui auront à travailler
avec les nouveaux systèmes. Une formation sera alors dispensée
selon les besoins spécifiques des différents groupes d'utilisateurs.
Sixième étape - Projets pilotes
Avant la mise en application des logiciels, nous procéderons à
des essais fonctionnels visant à tester les nouveaux systèmes.
En fait, il s'agira d'un prétest pour identifier les correctifs à
apporter avant le déploiement des systèmes dans l'ensemble
des unités administratives. Des groupes pilotes représentatifs
seront constitués pour réaliser ces essais. Ces groupes assumeront
la responsabilité d'évaluer le seuil de confiance acceptable
et détermineront les ajustements requis dans le but d'accroître
l'efficacité des processus de gestion.
Septième étape: implantation graduelle
Avant de remplacer les systèmes actuels, chaque module devra avoir
franchi avec succès les essais fonctionnels. Ils seront implantés
graduellement, donc déployés l'un après l'autre. Pour
la gestion des ressources humaines, les premiers modules mis en service
seront ceux qui supportent la gestion des contrats, des postes et des avantages
sociaux. Version ressources financières, les premiers modules implantés
ceux seront relatifs au grand livre, aux achats et aux comptes à
payer.
La stratégie d'implantation graduelle signifie que les étapes décrites précédemment se chevaucheront en cours de réalisation du projet Essor.
MARIE PLAMONDON
Pour plus d'information, nous vous invitons à nous écrire à l'adresse électronique suivante : essor@essor.ulaval.ca.