 |
28 novembre 1996  |
Réingénierie
Le Projet Essor démarre en juin
L'implantation des nouveaux systèmes de gestion
des ressources humaines et financières à l'Université
se fera en deux ans.
Le Projet Essor, appelé ainsi parce qu'il fait référence à la nouvelle impulsion que l'Université Laval veut donner à sa gestion de ses ressources humaines et financières, commencera officiellement ses activités en juin 1997. Auparavant, une formation sera donnée aux responsables de l'implantation des systèmes. Une petite équipe est déjà en place et s'affaire à bâtir l'infrastructure qui accueillera, dès janvier, le personnel du projet issu de diverses unités du campus.
La conjoncture actuelle pousse les organisations, grandes ou petites, à se munir d'outils favorisant l'utilisation optimale de leurs ressources humaines. On se souvient que le Conseil d'administration de l'Université a approuvé, le 18 septembre dernier, l'acquisition d'un système de gestion des ressources humaines et financières développé par la firme PeopleSoft.
Les systèmes de gestion acquis par l'Université sont "intégrés", c'est-à-dire que tous les modules sont interreliés et qu'ils reposent sur un même support d'information. De par leur conception, ils permettront le traitement de l'information à la source, là où se passe l'action. À titre d'exemple, les documents administratifs couramment utilisés dans les domaines des ressources humaines et financières seront dorénavant traités au sein des unités plutôt que dans les services centraux comme le Vice-rectorat aux ressources humaines, le Service des finances, le Service des approvisionnements, etc.
Tous les processus administratifs seront donc revus dans un objectif d'efficience et d'efficacité du personnel oeuvrant à l'Université Laval. Le Projet Essor a aussi comme objectif de poursuivre les travaux de réingénierie des processus entrepris au printemps 1994.
Emplacements stratégiques
Les membres de l'équipe du Projet logeront au pavillon de l'Est,
puisqu'il y a à cet endroit l'espace suffisant pour accueillir tout
le groupe. L'éloignement du campus qui pourrait être perçu
comme un inconvénient, en première analyse, permettra à
l'équipe d'Essor de concentrer ses énergies sur le mandat
important qui lui a été confié.
Par ailleurs, comme la formation sera un volet primordial dans la démarche d'implantation, Essor aura sa vitrine au pavillon Jean-Charles-Bonenfant. On y a réservé une salle pour les utilisateurs et utilisatrices qui feront l'apprentissage des nouveaux outils de gestion. La décision de concentrer la formation au pavillon Jean-Charles-Bonenfant est reliée à sa situation géographique, au coeur du campus.
L'opération Essor se déroulera graduellement et l'Université offrira une formation continue à tout le personnel concerné dans le but de faciliter la transition des systèmes actuels vers les nouveaux systèmes.
L'implantation des nouveaux systèmes, supportée par une formation continue du personnel concerné, se déroulera sur une période de deux ans, soit de juin 1997 à mai 1999. Le personnel du Projet Essor aura préalablement été formé de janvier à mai 1997.
Le Comité directeur du Projet Essor est présidé par le vice-recteur exécutif Jacques Racine. Ce comité voit à ce que le Projet Essor respecte les orientations stratégiques de l'Université. Il prend les décisions concernant les ressources humaines et financières du Projet. Le directeur du Projet est Daniel Dubois. Il relève du vice-recteur exécutif. Il dirige l'ensemble du projet et est responsable de l'évolution des opérations.
Quatre équipes
Le Projet Essor met à profit l'expertise de quatre équipes
aguerries. L'équipe Système d'information ressources humaines,
sous la responsabilité de Germain Bluteau, a pour mandat d'implanter
le système de gestion des ressources humaines, la gestion des avantages
sociaux, la gestion du temps et la paie. Le volet Système d'information
ressources financières, piloté par Conrad Ruel , voit à
l'implantation du système de gestion des ressources financières
: le grand livre, les achats, les comptes à payer et à recevoir,
le budget, la facturation, les immobilisations, l'inventaire et la gestion
des coûts par projet/activité.
La troisième équipe, Intégration et architecture technologique, dirigée par Michel Keable, a la responsabilité de définir et d'implanter l'architecture technologique, de superviser les adaptations au modèle global de données (structure de l'information) et de fournir le support technologique nécessaire à l'implantation et au maintien des opérations. Enfin, Laurier Tremblay est le chef de la composante Communication - formation, qui devra informer la communauté universitaire de l'évolution du Projet et assurer une formation adéquate à l'équipe d'implantation ainsi qu'au personnel de l'Université qui aura à utiliser le nouveau système de gestion.
Le plan du Projet prévoit aussi deux composantes qui appuieront toute l'équipe de direction du Projet Essor. Il s'agit d'un Comité conseil à l'interne et de consultants externes. Le Comité conseil, comme son nom l'indique, jouera un rôle conseil auprès du Comité directeur et du directeur du projet. Quant aux consultants externes, ils fourniront leur expertise selon les besoins.
Une telle évolution des procédures demandera à tous et chacun de jeter un regard neuf sur l'organisation du travail et de faire preuve d'ouverture et de souplesse pour dépasser ses propres limites, estiment les responsables du Projet Essor. L'Université Laval se donne un grand défi et, tournée vers l'avenir, elle lance à tous et à toutes une invitation à collaborer "Ensemble, pour franchir le seuil", comme l'exprime le slogan de l'opération.
Pour rappeler que le Projet Essor a un lien direct avec le Plan de développement des technologies de l'information, le slogan s'inspire du titre du rapport officiellement adopté par le Conseil d'administration de l'Université en 1993.
MARIE PLAMONDON