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6 juin 1996  |
Êtes-vous vraiment dans l'Annuaire?
Plus de la moitié du personnel de l'Université Laval dispose
maintenant d'une adresse personnelle de courrier électronique, révèle
une étude menée dans le cadre du projet AMI par le Groupe
de travail sur le courrier électronique. Il est cependant impossible
de préciser le nombre exact de personnes bénéficiant
de ce service puisque beaucoup de membres de la communauté universitaire
ont négligé de faire inscrire leur adresse dans l'Annuaire
des télécommunications de l'Université. «Il semble que plusieurs personnes ont cru que leur adresse de courrier électronique était automatiquement inscrite dans l'Annuaire dès qu'elles étaient branchées à un service de courrier électronique, ce qui n'est pas le cas, explique Jean-Marie Poulin, président du Groupe de travail. Chaque personne doit s'assurer que les renseignements qui apparaissent à son nom dans l'Annuaire des télécommunications de l'Université sont exacts et complets.»
Pour effectuer cette vérification, il suffit de se brancher sur l'Annuaire électronique d'Alérion (http://www.ulaval.ca/Al/annuaire.html) et de taper votre nom dans la fenêtre «Prénom et nom». Si votre numéro de courrier électronique n'est pas inscrit ou si d'autres renseignements sont inexacts, vous pouvez faire mettre l'information à jour en cliquant sur la rubrique Demande de correction qui se trouve à la page Annuaire des télécommunications. Votre requête sera expédiée directement aux responsables du fichier.
Cette vérification est importante pour plusieurs raisons, poursuit Jean-Marie Poulin. D'abord, les personnes dont l'adresse électronique ne figure pas dans l'annuaire sont isolées de tous les membres de la communauté universitaire et des gens de l'extérieur qui ne connaissent pas leur adresse. Comme il faut leur faire parvenir l'information par télécopieur ou par courrier, il y a toujours un délai inutile dans les communications. De plus, les données contenues dans l'Annuaire électronique servent à la production de l'annuaire papier de l'Université. Les erreurs ou données incomplètes contenues dans le fichier perdurent donc pendant toute la durée de vie de cet annuaire.
Des hauts et des bas
L'étude menée par le Groupe de travail montre que, selon les inscriptions au fichier, la pénétration du courrier électronique varie considérablement d'une unité à l'autre. Du côté des unités d'enseignement, le pourcentage du personnel qui dispose d'une adresse de courrier électronique atteint presque 100 % dans les facultés des Études supérieures, de Droit et des Sciences de l'administration. Il se situe à 81 % en Sciences et génie, 63 % en Sciences infirmières, 62 % en Philosophie, 60 % en Théologie et 56 % en Sciences de l'agriculture et de l'alimentation et également en Architecture et aménagement. Viennent ensuite Pharmacie (53 %), Sciences sociales (52 %), Foresterie et géomatique (50 %), Lettres (44 %), Arts (31 %), Médecine (35 %) et Médecine dentaire (8 %). Les faibles taux enregistrés dans ces deux dernières facultés s'expliquent, en partie du moins, par le fait que de nombreux professeurs cliniciens et chercheurs subventionnels (ne disposant pas de bureaux à l'Université) font partie du personnel.
«Ces statistiques sont tirées de l'Annuaire des télécommunications qui est mis à jour quotidiennement à partir du fichier du personnel du Vice-rectorat aux ressources humaines. Toutes les personnes qui ont un lien d'emploi avec l'Université, peu importe leur statut, figurent dans ce fichier. Mais, comme les adresses électroniques ne sont pas toutes inscrites au fichier, ces estimés représentent des minimums pour chaque unité», précise Jean-Marie Poulin. Toujours selon les données de ce fichier, 885 des 1 573 professeurs à l'emploi de l'Université ont une adresse de courrier électronique pour un taux de pénétration de 54 %.
Du côté des services, le taux de pénétration connaît aussi des hauts et des bas. Alors qu'il dépasse 80 % dans certaines unités (informatique et télécommunications, sécurité et prévention, activités socioculturelles), le taux de pénétration se situe, dans la moitié des services, sous la barre du 50 %.
Au cours des prochains mois, le Groupe de travail poursuivra son analyse de la situation actuelle du courrier électronique et proposera des avenues de solutions pour en améliorer la pénétration. Son rapport final doit être déposé à l'automne.