2 f�vrier 1995 |
UNIVERSIT� LAVAL
Politique relative � la r�cup�ration
des co�ts directs et indirects
de la recherche
Vice-rectorat � la recherche
Universit� Laval
Janvier 1995
Pr�ambule
La r�alisation d'un projet de recherche entra�ne n�cessairement un ensemble de co�ts directs et indirects qui, s'ils ne sont pas r�cup�r�s d'une fa�on ou d'une autre, ont un impact sur le budget r�gulier. Le minist�re de l'�ducation du Qu�bec reconna�t cet �tat de chose et verse aux universit�s une compensation pour couvrir une partie des co�ts indirects associ�s � la r�alisation des projets de recherche qui sont financ�s par des subventions obtenues des organismes subventionnaires traditionnels qu'il accr�dite.
Cette compensation est la m�me, aussi bien pour le secteur des sciences humaines et sociales que pour celui des sciences exp�rimentales.
D�finition des co�ts directs ou indirects des activit�s de recherche universitaire
La distinction entre les co�ts se fait ordinairement selon les normes suivantes :
� un co�t direct est un co�t que l'on peut calculer et identifier directement � un produit, une fonction ou � une activit� quelconque. Il comprend habituellement les d�penses pour le mat�riel, les fournitures et les salaires directs de tous ceux qui sont impliqu�s dans le projet, qu'il s'agisse, d'une part, de personnel engag� sp�cifiquement pour le projet ou qui touchera une r�mun�ration additionnelle ou, d'autre part, de membres de l'Universit� d�j� r�mun�r�s par cette derni�re, mais dont les salaires peuvent �tre recouvr�s. Font aussi partie des co�ts directs certaines autres d�penses que l'on peut associer directement aux dits produit, fonction ou activit�;
� un co�t indirect est un co�t que l'on ne peut associer sp�cifiquement � un produit, une fonction ou une activit�. Parmi les co�ts indirects, citons le co�t des services g�n�raux de l'Universit� : Terrains et b�timents, la Biblioth�que g�n�rale, le Service des finances, le Service de l'informatique et des t�l�communications, la direction des unit�s, le secr�tariat, les frais d'amortissement, les frais financiers, etc.
Calcul des co�ts indirects
Plusieurs �tudes tant am�ricaines que canadiennes ont �t� effectu�es dans le but de d�terminer avec autant de pr�cision que possible, les co�ts d'ex�cution de la recherche universitaire. Les modes de calcul et les taux retenus varient selon les situations et les contraintes qui sont impos�es aux universit�s dans le cadre de subventions, de conventions de recherche ou d'ententes contractuelles. Ils varient aussi selon que le traitement des chercheurs et du personnel de recherche r�mun�r�s par l'universit� est inclus ou non dans le calcul de ces co�ts. De nombreux documents relatifs � ces �tudes peuvent �tre consult�s au vice-rectorat � la recherche, mais pour les fins de cette politique, nous r�sumerons les diff�rentes pratiques qui ont �t� mises en vigueur.
� Aux �tats-Unis, c'est un organisme f�d�ral qui a la responsabilit� de n�gocier, sur une base individuelle, les co�ts directs et indirects de la recherche subventionn�e par le gouvernement ou financ�e par ententes contractuelles avec les diff�rents minist�res ou organismes gouvernementaux. Ces taux �n�goci�s� ont permis l'�tablissement d'une fourchette allant de 30�% � 45�% des co�ts totaux de la recherche selon les universit�s, la moyenne oscillant autour de 35�%. Ce taux moyen augmente aux environs de 75�% lorsque les universit�s r�alisent des travaux de recherche pour les entreprises du secteur priv�.
� Au Canada, les discussions entre CAUBO et le gouvernement f�d�ral ont men� � un mode de calcul des co�ts indirects diff�rent; la formule retenue pr�voit plut�t la r�cup�ration des frais indirects calcul�s en appliquant 65�% aux salaires et aux avantages sociaux.
� Au Qu�bec, le Conseil du Tr�sor a stipul� que les universit�s pouvaient r�clamer l'�quivalent de 75�% des salaires (excluant les avantages sociaux) du personnel qui r�alise, par ententes contractuelles de toutes sortes, des �tudes ou des travaux de recherche pour le compte du gouvernement, de ses minist�res et de ses agences.
Lorsque converties pour tenir compte des co�ts totaux d'un projet de recherche (pas seulement les salaires), les formules des gouvernements f�d�ral et provincial permettent d'�tablir que les universit�s sont en droit de r�clamer des taux moyens variant entre 30�% et 40�% au chapitre des frais indirects lorsqu'elles r�alisent des projets de recherche pour le compte des gouvernements et de leurs minist�res et agences. Dans le cas des entreprises du secteur priv�, on peut pr�tendre que ce taux moyen devrait �tre port� � environ 75�% des co�ts totaux des contrats.
Principes et bases de la r�cup�ration des co�ts directs et indirects de la recherche
A l'instar du programme1 du minist�re de l'�ducation qui rembourse aux universit�s les frais indirects encourus pour les activit�s de recherche financ�es par des subventions libres et sans contraintes obtenues des organismes qu'il accr�dite, l'Universit� Laval �tablit que dor�navant les professeurs et les directions d�partementales et facultaires devront tout mettre en oeuvre pour r�cup�rer tous les co�ts directs applicables (salaires du personnel r�mun�r� par l'Universit�) et tous les co�ts indirects associ�s � la r�alisation des projets de recherche.
Dans le cas de toutes les subventions, conventions, ententes, commandites et des contrats obtenus d'organismes non accr�dit�s par le minist�re de l'�ducation, il appartient donc aux professeurs, aux responsables facultaires et � l'Universit� de n�gocier, pr�voir et percevoir les frais indirects, et le remboursement du traitement du personnel professoral, professionnel et technique d�j� r�mun�r� par l'Universit�. Ne pas respecter ces r�gles �quivaudrait � exiger de l'Universit� qu'elle utilise son budget r�gulier pour subventionner l'entreprise priv�e et ses partenaires des secteurs publics et para-publics.
Le calcul des co�ts indirects devrait normalement �tre effectu� sur la base des pourcentages �tablis par les gouvernements f�d�ral et provincial, convertis pour tenir compte des co�ts totaux des projets de recherche. Selon cette pratique, le taux moyen retenu devrait donc se situer autour de 30�% � 40�% des co�ts totaux pour nos
partenaires des secteurs publics et para-publics, et autour de 75�% et plus pour nos partenaires du secteur priv�, selon les contraintes qui nous sont impos�es.
�l�ments sp�cifiques de la politique
En adoptant cette politique, l'Universit� Laval ne cr�e pas de situation pouvant avoir des cons�quences adverses pour elle et ses chercheurs, c'est-�-dire que ces derniers seraient d�favoris�s par rapport � des coll�gues d'autres universit�s. Tous les �tablissements universitaires, reconnaissant l'impact grandissant des co�ts d'ex�cution de la recherche sur leur �quilibre budg�taire, se sont d�j� donn� de telles r�gles de fonctionnement. Cons�quemment, l'Universit� adopte les r�gles suivantes � l'�gard des co�ts indirects et de certains co�ts directs :
� dor�navant, une compensation �quivalente � au moins 15�% des co�ts totaux de tout projet de recherche sera exig�e et vers�e aux fonds g�n�raux de l'Universit� pour l'utilisation des ressources et des services de base. Dans le cas des projets financ�s par une subvention obtenue d'un organisme accr�dit� par le minist�re de l'�ducation, cette compensation (15�%) sera vers�e directement par le Minist�re et il n'y a donc pas lieu de s'en pr�occuper. Par ailleurs, lorsque le projet est financ� par un organisme ou un programme non accr�dit� par le minist�re de l'�ducation, le pr�l�vement de la compensation de 15�% des co�ts totaux du projet de recherche sera automatique, quelle que soit la nature des ententes sign�es;
� tout exc�dent de 15�% des co�ts totaux d'un projet g�n�r� par une n�gociation r�aliste des co�ts indirects de chaque projet sera retourn� aux facult�s qui disposeront de ces fonds selon des politiques internes qu'elles auront �tablies;
� toute demande d'exception � cette r�gle devra �tre adress�e au Vice-recteur � la recherche par l'interm�diaire de la Facult� ou de l'�cole, et cette demande pourra �tre achemin�e au Comit� ex�cutif selon la situation. En ce sens, l'Universit� adopte donc un mode de gestion par exception;
� selon la nature des projets, et pour tous les contrats avec l'entreprise priv�e, l'Universit� se r�serve le droit d'obtenir le remboursement total ou partiel du traitement du personnel professoral, professionnel et technique qu'elle r�mun�re d�j�;
� les autorit�s d�partementales et facultaires, de m�me que les directions d'�coles, auront � s'assurer que toute entente relative � un projet d'un professeur ou d'un chercheur qui fait appel aux ressources humaines et mat�rielles de l'Universit�, ou dans lequel des �tudiants sont impliqu�s, est approuv�e par l'Universit�.
Exceptions � la politique
� Bourses d'�tudiants des 2e et 3e cycles
L'Universit� accepte de retrancher dans le calcul des co�ts totaux tel qu'�tabli ci-haut, les sommes vers�es nominativement � un �tudiant gradu� � titre de bourse, lorsque le travail qui lui est demand� est li� directement � l'avancement de son programme d'�tudes, et pour autant que l'Universit� conserve la propri�t� intellectuelle.
� Lieu d'ex�cution de la recherche
L'Universit� accepte de surseoir � l'application de la Politique lorsque les projets de recherche d'un professeur de l'Universit� sont r�alis�s dans un centre hospitalier et que les fonds externes qui financent ces projets sont d�j� assujettis � la r�gle du minist�re de la Sant� et des Services sociaux qui exige la perception de frais indirects � hauteur de 30 %.
� �quipements
Le taux des frais indirects associ�s � l'acquisition d'un �quipement scientifique identifi� sp�cifiquement peut �tre r�duit lorsque tous les co�ts d'installation, de raccordement et de maintien sont d�fray�s par le budget du projet, et pour autant que ces �quipements demeurent la propri�t� de l'Universit� au terme du projet.
�tablissement des co�ts de projet
Tous les co�ts indirects et les co�ts directs recouvrables doivent �tre pr�vus aux budgets pr�sent�s aux entreprises ou organismes auxquels des projets sont soumis. Le tableau I rappelle les r�gles g�n�ralement admises, selon les cat�gories d'organismes.
Modalit�s op�rationnelles de la politique
Dor�navant, tous les co�ts indirects pr�vus au budget d'un projet au-del� des 15�% retenus par l'Universit�, et certains co�ts directs (salaire du personnel technique d�j� � l'emploi de l'Universit�, remboursement du salaire du chercheur pour le temps consacr� au projet1, utilisation d'appareillage, etc.), seront vers�s dans un compte de compensation de la Facult� ou de l'�cole, selon des modalit�s � d�finir par le Comit� ex�cutif.
1 Programme de subventions g�n�rales pour le financement des frais indirects de la recherche universitaire - proc�dure de calcul, publi� par la Direction g�n�rale des affaires universitaires et scientifiques du minist�re de l'�ducation, f�vrier 1994, p. 2.
1 Lorsque ces compensations sont obtenues en contrepartie d'un d�gagement de t�ches, la question doit �tre discut�e pr�alablement avec le responsable de l'unit� de rattachement du professeur concern�, et dans le cas du personnel professionnel et technique, avec le Vice-rectorat aux ressources humaines.