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27 octobre 1994 ![]() |
R�ing�nierie: le d�fi du changement
Depuis le mois de mai, l'Universit� m�ne une op�ration de r�ing�nierie qui, si elle atteint ses objectifs, entra�nera une m�tamorphose en profondeur de son mode de fonctionnement administratif. L'op�ration en cours vise � d�terminer si tous les rouages qui font pr�sentement tourner la m�canique administrative de l'Universit� sont indispensables et s'il n'y aurait pas des fa�ons plus simples, plus rapides, plus efficaces et moins co�teuses de faire les choses. �La r�ing�nierie nous force � r�examiner en profondeur la pertinence de chacun des gestes administratifs pos�s et � les repenser en fonction des missions fondamentales de l'Universit�, dit Yves Giroux, coordonnateur de l'op�ration. C'est une mission d�licate qui nous am�ne jusque dans les entrailles de l'Universit�. Le processus est enclench� pour trois secteurs prioritaires, la gestion des �tudes et du dossier �tudiant, la gestion des ressources financi�res et la gestion des ressources humaines, mais �ventuellement tous les secteurs administratifs seront revus.� Le premier bilan de l'op�ration r�ing�nierie, dont le Fil a fait �tat dans sa derni�re parution, a �t� pr�sent� aux membres du Conseil d'administration de l'Universit� � la s�ance du 19 octobre.
La r�ing�nierie, un concept en vogue pr�sentement dans le monde des grandes entreprises, s'est impos�e d'elle-m�me � partir du constat que les organisations, � mesure qu'elles grandissent, se structurent autour de fonctions sp�cialis�es et cloisonn�es, ce qui les �loigne de leurs pr�occupations premi�res: le client et le service au client. � l'Universit� Laval, la n�cessit� du recours � une telle d�marche a �t� clairement exprim�e dans le rapport Franchir le seuil, un document qui proposait l'int�gration rapide des nouvelles technologies de l'information au fonctionnement de l'Universit�. Adopt�es en bloc en octobre 1993 par le Conseil d'administration de l'Universit�, les recommandations du rapport ont donn� naissance au projet AMI (Am�nagement des moyens informatiques), dont Yves Giroux assume �galement la direction. �On a r�alis� que pour retirer le maximum de b�n�fices des nouvelles technologies de l'information, il ne suffisait pas d'informatiser les processus administratifs actuels mais il fallait �galement examiner leur pertinence et, au besoin, les simplifier ou m�me les �liminer. Le but de l'op�ration n'est pas de supprimer des postes mais bien de faire des gains d'efficacit�.�
La premi�re �tape de la r�ing�nierie, qui a permis de recueillir jusqu'� maintenant les commentaires d'environ 700 �tudiants et membres du personnel sur la qualit� des services offerts par les trois secteurs � l'�tude, indique que l'Universit� est per�ue comme une organisation bureaucratique traditionnelle, rigide et surr�glement�e, un bilan assez dur qu'a d'ailleurs tenu � commenter le recteur Michel Gervais dans son Discours de la rentr�e en d�but septembre. �La s�v�rit� du diagnostic et le scepticisme g�n�ralis� quant � notre capacit� d'adaptation au changement, voire m�me quant � notre d�sir de changement, plaident pour l'urgence d'agir, avait-il alors d�clar�. Je veux insister sur l'importance que prend la r�ing�nierie pour l'avenir de l'Universit�. En effet, tous les efforts investis dans ce projet visent � am�liorer la qualit� des services rendus � nos usagers, au premier chef � nos �tudiants et � nos �tudiantes... Nous devons nous attendre � �tre d�rang�s dans nos habitudes de travail et � devoir nous adapter aux changements qui nous seront propos�s... Il ne faut pas minimiser la difficult� de l'op�ration. Mais les enjeux sont trop importants pour qu'on h�site � s'y engager... Soyons tr�s clairs : le projet AMI et l'op�ration de r�ing�nierie qu'il requiert ne visent pas � abolir des emplois. Une gestion simplifi�e et mieux outill�e, d�centralis�e et responsable, permettra de d�gager des �nergies qui seront r�investies dans l'enseignement et la recherche et dans des services de meilleure qualit� offerts � nos �tudiants et � la soci�t�. C'est m�me l� une condition essentielle pour que l'Universit� Laval maintienne sa place parmi les grandes universit�s.�
L'op�ration de r�ing�nierie promet un changement culturel profond de l'appareil administratif universitaire dont les �tudiantes et les partenaires de l'Universit� sortiront gagnants. �L'op�ration sera r�ussie, dit Yves Giroux, si, d�s le cegep, chaque �tudiant peut facilement entrer en communication avec l'Universit� et obtenir rapidement l'information qu'il recherche, si une bonne partie de ses d�marches pour l'admission et l'inscription se font � distance par ordinateur, si on le tient constamment inform� de l'�volution de ses demandes, si on lui offre un milieu de formation qui le fait profiter pleinement du potentiel des technologies de l'information et s'il sent que nous sommes int�ress�s � travailler avec lui pour lui donner une formation de qualit�. Bref, si l'�tudiant sent qu'il est la pr�occupation premi�re de l'Universit�.�
Le personnel aussi sera en mesure d'�valuer les retomb�es de l'op�ration sur son travail. �La r�ing�nierie doit r�sulter en des t�ches plus valorisantes, poursuit Yves Giroux, qui feront que chaque employ� se sentira, plus que maintenant, responsable du succ�s de l'Universit�, anim� du sentiment de participation � l'entreprise, d�sireux de trouver des id�es permettant de mieux faire les choses et convaincu d'�tre entendu lorsqu'il exprimera ces id�es. Tout le personnel devra se sentir �galement important parce que chaque morceau de l'ensemble est essentiel au succ�s de l'Universit�.�
Bien qu'un consultant ext�rieur, la firme DMR, guide l'Universit� dans ses d�marches de r�ing�nierie, ce sont trois �quipes form�es d'environ 80 membres de la communaut� universitaire qui m�nent le travail de terrain. Le vice-recteur responsable de chacun des trois secteurs sous �tude dirige son �quipe et l'ensemble de l'op�ration est supervis� par le vice -recteur ex�cutif, Jacques Racine. �Les gens � qui on a demand� de participer l'ont fait avec grand enthousiasme malgr� le surplus de travail que cela exige d'eux, constate Yves Giroux. La mission qu'on leur confie est exigeante mais �galement tr�s stimulante puisqu'elle leur donne la chance de contribuer � changer les choses, � construire les assises de ce qui sera demain la nouvelle administration de l'Universit� Laval.�
JEAN HAMANN
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