Vie universitaire

Un projet de 22 millions $ en ressources humaines

Les systèmes informatiques actuels seront remplacés d’ici la fin de 2010

Par : Yvon Larose
Le projet de modernisation des systèmes d’information et de gestion des ressources humaines est lancé. L’annonce officielle a été faite le mercredi 29 août. Selon René Lacroix, vice-recteur adjoint aux systèmes d’information, le projet représente un chantier majeur pour l’Université. «Ce projet est estimé à 22 millions de dollars, explique-t-il. Nous avons atteint la limite des systèmes actuels. Chaque fois que l’on veut insérer une information nouvelle, un élément doit être retiré. Et malgré un plan de relève, les risques associés à la production de la paie vont aller en augmentant avec les années.»

Le progiciel en version française fourni par Oracle Corporation Canada répondra aux besoins de gestion des ressources humaines et de la rémunération de l’Université. Les utilisateurs auront accès à de l’information claire et pertinente, ils auront les mêmes outils institutionnels de gestion, peu importe l’unité où ils travaillent, et leurs démarches administratives seront réduites et facilitées. «Les nouveaux systèmes seront plus conviviaux pour les utilisateurs et s’inséreront dans une optique «employés», précise René Lacroix. La phase 1, qui est commencée depuis juin dernier, se poursuivra jusqu’en décembre 2009. Elle sera très technologique et permettra de sécuriser la fonction paie et de recodifier l’ensemble des conventions collectives. La phase 2, qui débutera en janvier 2010, mettra en place les outils qui rapporteront le plus de bénéfices aux utilisateurs des systèmes.»

La solution de remplacement des systèmes informatiques actuels sera fiable, sécuritaire, souple et robuste.
«On la veut souple parce que l’Université a multiplié les conventions collectives et que nous voulons pouvoir suivre correctement leur évolution dans le temps», indique René Lacroix.

La première phase prévoit, entre autres, la livraison d’un système de paie opérationnel. D’autres systèmes permettront notamment de planifier les effectifs et de faire le suivi de la masse salariale, de gérer les contrats et les avantages sociaux, de faire la rémunération, et d’effectuer le suivi des congés de maladie. La seconde phase du projet doit prendre fin en décembre 2010. Parmi les fonctionnalités qui seront implantées, mentionnons la dotation en personnel, la gestion des tâches d’enseignement et du suivi de carrière des enseignants, et les relations de travail.

L’entente signée avec la société Oracle prévoit une forme de partenariat pour le partage des risques associés aux possibilités de dépassement des coûts et des échéances. «On ne pense pas qu’il y aura de dépassement, soutient le vice-recteur adjoint. Le projet roule très bien.»

Aux deux semaines, l’Université produit quelque 10 000 bulletins de paie pour les membres d’une quinzaine de syndicats ou de regroupements professionnels. Chaque année, environ 250 employés réguliers et 2 800 contractuels sont engagés. Annuellement, l’Université procède au paiement de quelque 16 000 bourses d’études ainsi qu’à l’émission de plus de 22 000 feuillets fiscaux.

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