Vie universitaire

Modernisation de la gestion des études: l'échéancier est respecté

Par : Yvon Larose
Lancé en mars 2005, le Projet de modernisation de la gestion des études, dont le coût est estimé à 26 millions de dollars, respecte l’échéancier ainsi que le budget prévus. C’est ce qu’est venu annoncer André Armstrong, directeur du Projet, le mercredi 21 février, aux membres du Conseil d’administration réunis en séance ordinaire. Ce dernier a également présenté un bilan positif de l’étape de préparation concernant le logiciel, les processus de la gestion des études et la gestion du changement. «En ce qui concerne la gestion du changement, nous avons fait 60 présentations du Projet à quelque 500 personnes et une deuxième tournée de présentation du logiciel est en cours, a expliqué André Armstrong. Huit mille candidats à l’admission ont été rejoints par sondage. Nous avons aussi mis sur pied un réseau de personnes ressources qui aident à faire circuler l’information sur le Projet et qui nous rapportent les réactions des gens sur le terrain. Est-ce que l’adhésion sera là à la fin du Projet? Chose certaine, l’attitude des gens est davantage positive qu’attentiste.»

Sur un plan plus technique, la configuration du logiciel Banner et l’installation de la version d’implantation sont terminées. Et la conversion des données existantes ainsi que la préparation de l’infrastructure technologique sont achevées à 30 %. Plusieurs défis attendent l’équipe du Projet d’ici l’implantation du logiciel prévue en 2008. Ces défis concernent notamment la transposition de l’offre de formation qui se déroule jusqu’en septembre prochain, ainsi que les projets pilotes prévus à l’automne 2007 et qui nécessiteront la participation de quelque 150 personnes.

L’implantation d’un nouveau logiciel mettra un terme notamment à la lourdeur administrative, à la prolifération des systèmes locaux plus ou moins sophistiqués, et au support informatique qui date de 1986. Le Projet consistera également à centrer davantage les façons de faire sur les besoins des étudiants, et à simplifier et à harmoniser les pratiques de gestion des études. Résultat: la communication sera améliorée et la qualité de service sera rehaussée. En clair, l’étudiant pourra notamment faire son admission et son inscription en ligne. Et le gestionnaire d’études pourra, entre autres, avoir un accès direct à un dossier unique de l’étudiant.

Chaque année à l’Université, la gestion des études représente 54 000 choix de programmes demandés à l’admission, 90 000 inscriptions, 8 000 dossiers de diplomation, plus de 16 000 changements de programme et cycle, des milliers d’équivalences traitées, des centaines de programmes de mobilité et plus de 100 000 factures. Pour plus d’information: www.pmgde.ulaval.ca.

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