Vie universitaire

La DTI en mode agile

Les changements organisationnels en cours à la Direction des technologies de l’information s’inscrivent dans la transformation numérique de l’Université

Une bonne partie des employés du secteur Campus numérique de la DTI. Depuis un an, l’ensemble des employés, ainsi que les nombreux collaborateurs et partenaires, sont montés à bord du train du changement. Les employés sont ouverts et mobilisés. Ils comprennent la démarche en cours et sont prêts à y contribuer activement.

«Une transformation organisationnelle d’une telle ampleur, c’est trop risqué.» «Dans un milieu comme le nôtre, implanter le mode agilité est impossible.»

Depuis un an, le directeur de la Direction des technologies de l’information (DTI), Dave Fiset, et tout son personnel ont réussi à faire fi de toutes les appréhensions formulées et ont démontré qu’il était possible de faire un important virage organisationnel dans une unité administrative au sein d’un établissement d’envergure comme l’Université Laval.

«Ce changement de culture devait être fait, affirme le directeur. On voyait les enjeux depuis quelques années et il fallait provoquer un changement majeur. Les TI ont évolué ainsi que les attentes et besoins de l’Université. Ceux-ci sont maintenant énormes dans un contexte où les capacités humaines et financières du campus sont limitées et dispersées. La DTI se transforme par le numérique et tend vers un maximum d’agilité.»

La Direction des technologies de l’information a beaucoup évolué depuis 1980. À cette époque, elle n’offrait qu’une infrastructure physique. Aujourd’hui, celle-ci est à la fois physique, virtuelle et nuagique. Au cours des décennies, elle a vu les attentes de l'Université évoluer. Aujourd’hui, le Web est au centre de tout pour les étudiants et les chercheurs ont besoin de fortes capacités de traitement informatique pour soutenir leurs travaux. De plus, la direction de l’Université a un grand besoin de données pour prendre les meilleures décisions possibles.

Selon Dave Fiset, le résultat du virage à la DTI, à ce jour, est positif. Les 280 employés ainsi que les nombreux collaborateurs et partenaires sont montés à bord du train du changement et ils participent activement à sa concrétisation. «Régulièrement consultés, dit-il, les employés, pour la presque totalité, répondent qu’ils comprennent la démarche en cours et qu’ils sont prêts à y contribuer activement. Ils sont ouverts et mobilisés.»

Au cœur du processus de changement il y a le mot «agilité». Ce concept de gestion s’appuie sur des équipes multidisciplinaires, auto-organisées et collaboratives, travaillant en réseau. Les employés sont davantage autonomes, ont plus de responsabilités et sont encouragés à faire preuve de créativité. Dans ce nouveau contexte, la prise de décision n’est plus aussi hiérarchique.

«Avant, rappelle le directeur, le scénario typique consistait à démarrer un projet de trois ans devant couvrir l’ensemble des besoins d’un client. Or, les besoins en informatique changent ainsi que les technologies. Plus on prend les besoins à plus petite échelle, plus nos équipes vont travailler sur de plus petites réalisations. Cela nous permet de livrer de la valeur de manière incrémentale et régulière, plutôt qu’en blocs massifs. Le client sera davantage satisfait et l’équipe aura la souplesse pour s’ajuster aux besoins et aux changements technologiques.»

Une restructuration complète de la Direction des technologies de l’information impliquait de revoir l’organigramme afin de mettre l’accent sur les forces des équipes, sur la collaboration et sur le rapprochement de ces dernières des clients et partenaires. De plus, de nouveaux postes de chefs de secteurs ont été créés. De nouveaux rôles ont été intégrés dans les équipes de réalisation. Plus récemment, des communautés de praticiens ont vu le jour.

«La révision de notre structure et de tout ce qui en découle fut l’exercice le plus difficile de la dernière année, souligne Dave Fiset. Dans ce dossier, nous avons travaillé très fort avec le Vice-rectorat aux ressources humaines, qui nous a suivis dans notre vision. Nous sommes repartis à neuf. Nous avons aplani la structure de gestion pour faire place aux employés.»

Le succès du virage organisationnel à la DTI repose sur plusieurs autres facteurs. Dave Fiset et son équipe rapprochée ont doté les services d’orientations claires, ont défini de nouvelles façons de faire et misé sur l’intelligence collective. Ils ont également impliqué les employés et partenaires, les ont consultés pour bâtir un plan d’action lié à leurs besoins, les ont accompagnés dans les changements et continuent de le faire. Enfin, ils ont favorisé le partage d’expertises et persévéré.

Selon lui, la transformation en cours s’aligne fortement sur les nouvelles tendances en gouvernance. Des efforts supplémentaires devront être consentis dans l’utilisation de l’infonuagique, de la business intelligence et de l’intelligence artificielle. «Les solutions sont là, soutient-il. On doit les rendre accessibles à nos employés pour faciliter la réalisation des initiatives priorisées de l’Université. C’est ce que nous ferons dans la prochaine année en maximisant nos efforts de ce côté.»

Interrogée au sujet du virage à la DTI, la rectrice Sophie D’Amours a déclaré que «cette transformation fait partie des démarches innovantes qui permettront aux études et à la recherche de bénéficier de leviers significatifs appuyant la transformation de notre université, tout en modernisant notre environnement, pour nous doter d’un campus 4.0».

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