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Feu vert à l’acquisition d’un progiciel spécialisé en gestion des ressources humaines

Par : Yvon Larose
Le projet institutionnel visant à moderniser les systèmes d’information et de gestion des ressources humaines vient de franchir une autre étape. Le mardi 22 novembre, les membres du Conseil d’administration réunis en séance ordinaire ont autorisé la vice-rectrice aux ressources humaines, Lise Darveau-Fournier, à poursuivre le processus de sélection en cours et à lancer un appel d’offres privé auprès des deux fournisseurs qui s’étaient préalablement qualifiés lors d’un appel d’offres public, soit GRICS et Oracle/PeopleSoft. L’appel d’offres privé vise à obtenir les éléments techniques et financiers requis pour une évaluation exhaustive des propositions. Le lancement de l’appel d’offres se fera au plus tard le 12 décembre. À la séance du Conseil d’administration du 21 février prochain, le Comité exécutif fera, s’il y a lieu, une recommandation finale sur la solution la plus avantageuse. Le système de paie devra être testé et livré pour septembre 2009. La phase d’optimisation prendra fin à l’automne 2011.

«Ce projet de quelques millions de dollars touche un secteur crucial de la gestion ainsi qu’un très grand nombre de personnes puisqu’il porte notamment sur la production, aux deux semaines, de 10 000 bulletins de paie, sur le paiement de 16 000 bourses d’études par an et sur la production annuelle de 22 000 feuillets fiscaux, explique Lise Darveau-Fournier. Or, les systèmes actuels ont atteint leur capacité maximale. Parmi les risques associés au statu quo, il y a la rupture du service de la paie sans plan de relève adéquat, le coût de l’entretien temporaire, la perte d’historique et la désuétude technologique.»

Selon la vice-rectrice, il n’est plus possible, dans l’état actuel des systèmes, d’intégrer de nouvelles catégories d’informations. De plus, les nombreuses spécificités des contrats de travail nécessitent, pour entrer les données, de faire davantage d’interventions manuelles, donc augmentation des risques d’erreurs, et d’embaucher davantage de personnel surnuméraire, donc accroissement des coûts. «La production de mouvements rétroactifs, lorsque requis, devient très fastidieuse, voire impossible», ajoute Lise Darveau-Fournier.

La solution de remplacement devra être fiable, sécuritaire, souple, flexible et robuste. Elle devra permettre de revoir certains processus de gestion et de les optimiser davantage. «Nous souhaitons que les fournisseurs s’engagent à partager certains risques avec nous, indique Lise Darveau-Fournier. Il s’agit d’une forme de partenariat pour limiter le risque associé aux possibilités de dépassement des coûts et des échéances. Ce partenariat comprendra aussi la mise en œuvre de mesures préventives de règlement des litiges entre le client et le fournisseur.»

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